Was passiert bei einer Kassennachschau?
Eine kleine Geschichte in sechs Bildern. Danach siehst du in zwei Minuten, ob du bereit wärst.
Dienstag, 11:40 Uhr, im Café von Mia
Ein ganz normaler Gast
Ein Mann trinkt einen Cappuccino, zahlt und bekommt seinen Bon. Lena an der Theke ahnt nicht, dass er vom Finanzamt ist und genau darauf achtet.
Prüfer sagt: „Guten Tag, Finanzamt. Ich mache eine Kassennachschau.“
Kassennachschau!
Jetzt zeigt er seinen Ausweis. Angemeldet hat er sich nicht, das muss er auch nicht.
Lena sagt: „Mia, das Finanzamt ist hier!“
Die Chefin ist nicht da
Lena ruft Mia an. Warten muss der Prüfer nicht: Wer an der Kasse arbeitet, hilft mit.
Prüfer sagt: „Bitte zählen Sie das Geld in der Kasse.“
Einmal nachzählen, bitte
Das Geld in der Kasse muss zu dem passen, was die Kasse sagt. Das heißt Kassensturz.
Prüfer sagt: „Und die Kassendaten vom letzten Monat, bitte.“
Daten auf den Stick
Er bekommt den DSFinV-K-Export auf einem USB-Stick und blättert in der Verfahrensdokumentation.
Lena sagt: „Schönen Tag noch!“
Alles da
Der Prüfer geht wieder. Hätte etwas gefehlt, hätte daraus eine Betriebsprüfung werden können.
Und bei dir? Wärst du bereit?
Ein paar kurze Fragen, die Ampel zeigt dir sofort, was noch fehlt.
Wie kassierst du?
Kassennachschau: Das sollte bereitliegen
- Zugang zur Kasse: eingeschaltet, mit einer Person vor Ort, die sie bedienen darf
- DSFinV-K-Export für den Zeitraum, den der Prüfer nennt, auf einem USB-Stick
- TSE-Export (TAR-Datei)
- Verfahrensdokumentation: Teil des Herstellers und dein eigener Teil, mit Versionen
- Bedienungsanleitung und Protokolle über Änderungen an der Kasse
- Unterlagen zur TSE: Kauf, Tausch, Zertifikat und Liste der Ausfälle
- Tagesabschlüsse (Z-Berichte) und Kassenbuch
- Daten früherer Kassen (Exporte), 10 Jahre lang
- Bestätigung der Kassenmeldung aus ELSTER (keine Pflicht, aber hilfreich)
- Belege für Ausgaben sowie Eigenbelege für Entnahmen, Einlagen und Wechselgeld
- Das Geld in der Kasse, jederzeit zählbar
- Telefonnummer deines Steuerberaters
servire.de/kassennachschau · ohne Gewähr, keine Steuerberatung
Fragen & Antworten
Ja. Während der Öffnungszeiten und wenn gearbeitet wird, darf er ohne Anmeldung in deine Geschäftsräume. Sobald er die Kasse sehen will oder Fragen stellt, zeigt er seinen Ausweis. Durchsuchen darf er nichts.
Den bestimmt er selbst, auch Wochen oder Monate zurück. Deshalb solltest du den Export für jeden Zeitraum ziehen können.
Dann kann der Prüfer zu einer Betriebsprüfung übergehen, und das Finanzamt darf Umsätze schätzen. Für eine Kasse ohne laufende TSE oder fehlende Aufzeichnungen sind Bußgelder bis 25.000 € möglich.
10 Jahre: Kassendaten, Exporte, Kassenbuch, Verfahrensdokumentation und Anleitungen. Belege wie Lieferantenrechnungen 8 Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Jahres.
Geplant ist: Wer mehr als 100.000 € Umsatz im Jahr hat und 12.000 € oder mehr bar einnimmt, braucht eine elektronische Kasse mit TSE, und statt Papierbon gibt es für alle Kassen einen digitalen Beleg. Beschlossen ist das noch nicht (Stand November 2026).
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