GoBD-Verfahrensdokumentation

Diese Kurzfassung der Verfahrensdokumentation beschreibt die Funktionen, mit denen das Kassensystem von Servire seine Betreiber bei der Einhaltung der GoBD (§§ 145–147 AO, § 146a AO / KassenSichV, DSFinV-K) unterstützt. Sie richtet sich an Gastronomen, Steuerberater und Betriebsprüfer und wird pro Release fortgeschrieben; die vollständige Fassung stellen wir auf Anfrage bereit.

Versionsverlauf

Für jeden Prüfungszeitraum ist die jeweils gültige Fassung über einen dauerhaften Link abrufbar.

Version 1.0aktuell
gültig ab Juli 2026
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Aktuelle Fassung

Version 1.0 · gültig ab Juli 2026

Geltungsbereich: Deutschland (GoBD, §§ 145–147 AO, § 146a AO / KassenSichV, DSFinV-K).

Stand: Juli 2026, Version 1.0.

Diese Seite beschreibt in allgemeiner Form die Funktionen, mit denen das Servire Kassensystem seine Betreiber bei der Einhaltung der Anforderungen an eine ordnungsmäßige elektronische Kassenführung unterstützt. Die vollständige Verfahrensdokumentation des Herstellers (GoBD Rz. 151–155) stellen wir der Finanzverwaltung sowie Steuerkanzleien auf Anfrage bereit — sie kann zudem direkt aus dem System an den Steuerberater übermittelt werden und als Baustein in die individuelle Verfahrensdokumentation des Betriebs übernommen werden.

1. Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit (§ 146 AO)

Das System zeichnet jeden erfassten Geschäftsvorfall einzeln und mit den steuerlich erforderlichen Angaben auf (Einzelaufzeichnung nach § 146 Abs. 1 AO — u.a. Artikel, Menge, Preis, Steuersatz je Position, Zahlart, Bediener, Zeitpunkt). Belegnummern werden systemseitig fortlaufend vergeben; eine Rücksetzung durch Anwender ist nicht vorgesehen. Erfasste Vorgänge sind durch die Signaturkette der technischen Sicherheitseinrichtung und serverseitig erzwungene Zugriffsregeln gegen nachträgliche Veränderung und Löschung geschützt (§ 146 Abs. 4 AO); Korrekturen erfolgen als eigene, gekennzeichnete Gegenbuchung mit verpflichtender Begründung. Änderungen an buchführungsrelevanten Stammdaten und an Benutzerberechtigungen werden automatisch protokolliert.

2. Technische Sicherheitseinrichtung & Belege (§ 146a AO)

Aufzeichnungspflichtige Vorgänge werden über eine BSI-zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert, wie sie § 146a AO in Verbindung mit der KassenSichV für elektronische Kassensysteme vorschreibt. Zu jedem Abrechnungsvorgang wird ein Beleg mit den Pflichtangaben der KassenSichV erzeugt, maschinenlesbar als QR-Code; eine „Kein-Beleg"-Option ist nicht vorgesehen. Für TSE-Störungen besteht ein geregeltes Ausfallverfahren: Vorgänge werden weiterhin aufgezeichnet, auf dem Beleg entsprechend gekennzeichnet und nach Behebung automatisch nachsigniert; Störungen werden dokumentiert. Die Kassenmeldung an das Finanzamt (§ 146a Abs. 4 AO) kann direkt aus dem System heraus elektronisch über ELSTER übermittelt werden. Ein Trainings-/Übungsmodus ist bewusst nicht vorhanden.

3. Exporte & Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 AO)

Für Kassen-Nachschau und Außenprüfung stellt das System auf Anforderung die amtlichen Exportformate bereit: DSFinV-K (inkl. TSE-Daten) sowie DATEV-Buchungsstapel für die Finanzbuchhaltung. Die drei Zugriffsarten der Finanzverwaltung (Z1/Z2/Z3) werden unterstützt. Über die Funktion „An Steuerberater senden" können die Unterlagen — einschließlich der vollständigen Verfahrensdokumentation des Herstellers — direkt an die Kanzlei übermittelt werden.

4. Aufbewahrung & Datensicherheit (§ 147 AO)

Fiskalisch relevante Daten werden für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gespeichert und maschinell auswertbar gehalten — auch über ein Vertragsende hinaus: Bei der Außerbetriebnahme einer Kasse wird dem Betreiber sein finaler Datenexport bereitgestellt, und archivierte Exporte stellen wir innerhalb der gesetzlichen Frist auf Anfrage bereit. Eine Konto- oder Standortlöschung ist technisch dagegen abgesichert, aufbewahrungspflichtige Daten zu vernichten. Regelmäßige Datensicherungen mit Wiederherstellbarkeit sind Teil des Betriebs; personenbezogene Zusatzdaten werden auf Wunsch anonymisiert, ohne die fiskalischen Pflichtangaben zu berühren.

5. Kassenabschluss & internes Kontrollsystem

Zu jedem Schichtende fordert das System einen Kassenabschluss (Z-Bericht) ein; der rechnerische Bargeldbestand ist für den Kassensturz abrufbar, Zählprotokolle und Differenzen werden dokumentiert. Zugriffsrechte werden je Standort vergeben und können nur vom Inhaber geändert werden; die fiskalischen Kernfunktionen (Belegnummern, Signaturen, Kassenbuch-Fortschreibung) laufen serverseitig. Technische Störungen werden systemseitig überwacht.

6. Anwenderdokumentation

Die Bedienung der buchführungsrelevanten Funktionen ist im öffentlich zugänglichen Handbuch unter servire.de/handbuch Schritt für Schritt beschrieben; ergänzend stehen der Hilfebereich und der Support zur Verfügung.

7. Verantwortlichkeit & Pflichten des Betreibers

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Bücher und Aufzeichnungen — einschließlich der Erstellung und Pflege einer individuellen Verfahrensdokumentation — liegt nach den GoBD (Rz. 21) beim Steuerpflichtigen. Servire stellt hierfür die technischen Funktionen und Dokumentationsunterlagen bereit; die Einhaltung der Anforderungen hängt darüber hinaus von der ordnungsgemäßen Nutzung des Systems und den betrieblichen Abläufen ab. Zum betrieblichen Teil des Betreibers gehören insbesondere: die eigene Kassenorganisation (wer kassiert, wer führt Abschlüsse und Kassensturz durch), der Umgang mit Bargeld und Trinkgeld, die Aufbewahrung der eigenen Unterlagen sowie die Kassenmeldung nach § 146a Abs. 4 AO für seine Betriebsstätten — die dafür benötigten Angaben stellt das System bereit.

8. Änderungs- und Freigabehistorie

Jede Fassung ist einem Software-Release-Stand zugeordnet; frühere Fassungen bleiben unter ihrer Versionsnummer dauerhaft abrufbar, sodass für jeden Prüfungszeitraum die damals gültige Fassung vorgelegt werden kann.

Datum	Version	Änderung	Freigabe
Juli 2026	1.0	Erstfassung	freigegeben Juli 2026, Geschäftsführung

Hinweis zu Konformität und Verantwortlichkeit

Die Informationen auf dieser Seite beschreiben den Funktionsumfang von Servire zum oben genannten Stand und dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzen diese nicht; für die verbindliche Klärung rechtlicher oder steuerlicher Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung. Diese Unterlagen können als Baustein für die eigene Verfahrensdokumentation verwendet werden; sie ersetzen sie nicht. Bescheinigungen, Testate oder Zertifikate Dritter entfalten gegenüber der Finanzverwaltung keine Bindungswirkung (GoBD Rz. 179–181); eine allgemeinverbindliche „GoBD-Zertifizierung" durch die Finanzbehörden existiert nicht.