Kassennachschau: Was Gastronomen wissen müssen

Die Kassennachschau klingt erstmal unangenehm: Ein Prüfer des Finanzamts steht unangemeldet im Lokal und will deine Kasse sehen. In der Praxis ist das aber kein Grund zur Panik — wenn dein System sauber arbeitet, ist die Nachschau in wenigen Minuten erledigt.

Dieser Ratgeber erklärt, was eine Kassennachschau ist, wie sie abläuft, welche Rechte und Pflichten du hast und wie du dich entspannt vorbereitest.

Was ist die Kassennachschau?

Die Kassennachschau ist ein Kontrollinstrument des Finanzamts nach §146b der Abgabenordnung (AO). Ein Prüfer darf während der üblichen Geschäftszeiten ohne vorherige Ankündigung in deinen Betrieb kommen und prüfen, ob deine Kassenführung korrekt ist.

Sie ist keine vollständige Betriebsprüfung, sondern eine punktuelle Kontrolle: Stimmt die Kasse? Funktioniert die TSE? Passen die Aufzeichnungen? Häufig macht der Prüfer vorab einen anonymen Testkauf, um die Bonausgabe zu prüfen.

Wie läuft eine Kassennachschau ab?

Typischerweise in diesen Schritten:

Ankunft während der Geschäftszeiten, ohne Termin. Der Prüfer weist sich aus.
Beobachtung des Kassiervorgangs, oft nach einem Testkauf.
Einsicht in die Kassenaufzeichnungen, die TSE-Daten und die Verfahrensdokumentation.
Daten-Export: Der Prüfer kann den DSFinV-K-Export verlangen — die standardisierte Datei mit allen Kassendaten.
Ergebnis: Ist alles in Ordnung, endet die Nachschau. Gibt es Auffälligkeiten, kann sie ohne weiteren Termin in eine Betriebsprüfung übergehen.

Deine Rechte und Pflichten

Du musst:

dem Prüfer Zugang während der Geschäftszeiten gewähren
Einsicht in die Kassendaten und die TSE ermöglichen
den DSFinV-K-Export bereitstellen können
die Verfahrensdokumentation und Bedienungsanleitung vorzeigen

Du darfst:

den Ausweis des Prüfers verlangen
bei einem Übergang zur Betriebsprüfung eine schriftliche Mitteilung erwarten
deinen Steuerberater hinzuziehen

Wichtig: Eine ordentliche Verfahrensdokumentation gehört dazu. Sie beschreibt, wie deine Kasse arbeitet und wie Daten erfasst werden. Viele Betriebe haben sie nicht griffbereit — dabei fragt der Prüfer gezielt danach.

So bereitest du dich vor

Die gute Nachricht: Mit einem modernen, finanzamtkonformen Kassensystem ist die Vorbereitung fast vollständig erledigt. Worauf es ankommt:

TSE aktiv und korrekt: Jede Transaktion wird signiert, die Signatur steht auf dem Bon.
Belegausgabe funktioniert: Bei jedem Verkauf ist ein Bon verfügbar — gedruckt oder digital (Belegausgabepflicht).
DSFinV-K-Export auf Knopfdruck: Du kannst die Prüfdatei jederzeit erzeugen.
Kassenmeldung erledigt: Die Kasse ist nach §146a beim Finanzamt gemeldet.
Verfahrensdokumentation vorhanden: kurz, aber vollständig.
Lückenlose Aufzeichnungen: Stornos und Korrekturen sind nachvollziehbar erfasst.

Wenn diese Punkte sitzen, ist eine Kassennachschau Routine statt Stress.

Welche Rolle das Kassensystem spielt

Der größte Teil der Vorbereitung ist eine Frage der Technik. Ein System, das TSE, DSFinV-K und die Kassenmeldepflicht serienmäßig mitbringt, nimmt dir die Arbeit ab: Die Signaturen laufen automatisch mit, der Export ist ein Klick, die Belege sind jederzeit verfügbar.

Servire ist von Grund auf finanzamtkonform aufgebaut: Cloud-TSE, DSFinV-K- und DATEV-Export sowie die §146a-Kassenmeldung sind im Pro-Tarif enthalten. Mehr dazu auf der Funktionsübersicht und im Ratgeber zur Kassenmeldepflicht.

Fazit

Eine Kassennachschau ist eine punktuelle, unangekündigte Kontrolle — aber kein Anlass zur Sorge, wenn dein System sauber arbeitet. Sorge dafür, dass TSE, Belegausgabe, DSFinV-K-Export und Verfahrensdokumentation jederzeit bereitstehen. Dann dauert die Nachschau ein paar Minuten, und du machst danach einfach weiter.