Cash Register Registration: Guide for Restaurateurs

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland beim Finanzamt gemeldet werden. Die Kassenmeldepflicht nach §146a Abs. 4 AO betrifft jeden Betrieb mit elektronischer Kasse und TSE — also auch deinen.

Was gemeldet werden muss, welche Fristen laufen und wie du das Ganze erledigst.

Was ist die Kassenmeldepflicht?

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem (eAS) nutzt, muss Anschaffung und Außerbetriebnahme dem Finanzamt elektronisch melden.

Rechtsgrundlage ist §146a Abs. 4 der Abgabenordnung (AO), eingeführt durch das Kassengesetz von 2016. Eigentlich sollte die Pflicht schon 2020 starten, wurde aber ausgesetzt, weil ELSTER nicht bereit war. Das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 hat die Aussetzung aufgehoben. Seit dem 1. Januar 2025 gilt sie.

Wer ist betroffen?

Jeder Betrieb, der eine elektronische Kasse mit TSE nutzt. Also:

Restaurants, Bars und Cafés
Foodtrucks und Caterer
Imbisse und Kioske
Einzelhandel und Bäckereien
Friseure und Dienstleister
Taxiunternehmen (Taxameter)

Nicht betroffen sind nur Betriebe mit offener Ladenkasse (rein mechanische Geldschublade ohne Elektronik).

Wichtig: Auch gemietete oder geleaste Kassensysteme sind meldepflichtig. Statt des Anschaffungsdatums gibst du das Datum des Miet- oder Leasingbeginns an.

Welche Fristen gelten?

Situation	Frist
Kasse angeschafft vor dem 1. Juli 2025	Meldung bis 31. Juli 2025
Kasse angeschafft ab dem 1. Juli 2025	Innerhalb eines Monats nach Anschaffung
Kasse außer Betrieb genommen ab 1. Juli 2025	Innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme
Kasse außer Betrieb genommen vor dem 1. Juli 2025	Keine Meldepflicht

Die erste harte Frist: 31. Juli 2025. Bis dahin müssen alle bestehenden Kassensysteme gemeldet sein.

Was muss gemeldet werden?

Die Meldung umfasst drei Datenbereiche:

Angaben zum Betrieb

Name oder Firmenname
Steuernummer
Adresse der Betriebsstätte

Angaben zum Kassensystem

Art des Systems (Registrierkasse, PC-basiert, Tablet/App, etc.)
Hersteller und Modellbezeichnung
Software und Version
Seriennummer des Kassensystems
Datum der Anschaffung bzw. Inbetriebnahme
Ggf. Datum und Grund der Außerbetriebnahme

Angaben zur TSE

Art der TSE (Hardware oder Cloud)
BSI-Zertifizierungs-ID (Format: BSI-K-TR-nnnn-yyyy)
TSE-Seriennummer (64-stelliger Hexadezimalcode, nur Zeichen 0–9 und A–F)
Datum der Inbetriebnahme der TSE

Tipp: Die TSE-Seriennummer findest du in deinem Kassensystem, in der Systemdokumentation oder beim Anbieter. Bei Servire stehen alle Daten direkt im Web Desk.

Wie melde ich mein Kassensystem?

Es gibt drei Wege:

1. Manuelle Eingabe über ELSTER

Logge dich bei Mein ELSTER (elster.de) ein und fülle das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§146a Absatz 4 AO)" aus. Alle Kassen und TSE-Daten einer Betriebsstätte eingeben, absenden, fertig.

2. XML-Upload über ELSTER

Exportiere die Meldedaten als XML-Datei aus deinem Kassensystem und lade diese in ELSTER hoch. Das spart Zeit, besonders bei mehreren Geräten.

3. Automatisch über die ERiC-Schnittstelle

Einige Kassenhersteller und Steuerberatersoftware können die Meldung direkt aus dem System über die ERiC-Schnittstelle übermitteln. Kein ELSTER-Login nötig.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Bestandsaufnahme — alle elektronischen Kassensysteme je Standort dokumentieren: Seriennummern, TSE-Daten, Anschaffungsdaten
TSE-Daten beschaffen — TSE-Seriennummer (64-stellig) und BSI-Zertifizierungs-ID beim Anbieter erfragen oder im System nachschlagen
ELSTER-Zugang prüfen — hast du ein Mein-ELSTER-Konto? Falls nicht: Steuerberater bevollmächtigen
Formular ausfüllen — pro Betriebsstätte eine Meldung mit allen Kassen dieses Standorts (Bruttomethode: immer alle Kassen eines Standorts in einer Meldung)
Absenden und Bestätigung aufbewahren

Mehrere Standorte? Jede Betriebsstätte braucht eine separate Meldung. Sammelmeldungen gehen nicht.

Was passiert bei Verstößen?

Nichtmeldung ist eine Ordnungswidrigkeit nach §379 AO:

Bußgeld bis zu 25.000 Euro pro Verstoß
Höhere Wahrscheinlichkeit einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung
Umsatzschätzung durch das Finanzamt — nicht zu deinen Gunsten
Zuschläge und Zinsen auf Nachforderungen

Sonderfälle

Kassenwechsel

Wenn du dein Kassensystem wechselst, brauchst du zwei Meldungen:

Außerbetriebnahme des alten Systems (innerhalb eines Monats)
Neuanmeldung des neuen Systems (innerhalb eines Monats)

Da sich die Anzahl der Kassen an der Betriebsstätte ändert, ist jeweils eine neue Gesamtmeldung (Bruttomethode) erforderlich.

Standortwechsel einer Kasse

Wird eine Kasse an einen anderen Standort verlagert, gilt:

Alter Standort: Außerbetriebnahme melden
Neuer Standort: Inbetriebnahme melden

TSE-Wechsel

Bei einem Wechsel der TSE (z. B. von Hardware auf Cloud) muss die neue TSE-Seriennummer und Zertifizierungs-ID gemeldet werden.

Ausblick: Registrierkassenpflicht ab 2027

Laut Koalitionsvertrag (CDU/CSU und SPD, April 2025) soll ab dem 1. Januar 2027 eine Registrierkassenpflicht für Betriebe mit über 100.000 Euro Jahresumsatz kommen.

Heißt: Offene Ladenkassen wären dann für die meisten Betriebe nicht mehr zulässig. Wer heute schon ein elektronisches Kassensystem mit TSE nutzt und die Meldepflicht erledigt hat, muss sich dann nicht mehr darum kümmern.

Checkliste: Kassenmeldepflicht erfüllen

Alle Kassensysteme je Standort dokumentiert?
TSE-Seriennummern und BSI-Zertifizierungs-IDs gesammelt?
ELSTER-Zugang vorhanden oder Steuerberater bevollmächtigt?
Meldung für jeden Standort separat eingereicht?
Übermittlungsbestätigung aufbewahrt?
Verfahrensdokumentation aktualisiert?

So hilft Servire

Bei Servire findest du alle meldepflichtigen Daten direkt im Web Desk: Kassenseriennummer, TSE-Seriennummer, BSI-Zertifizierungs-ID, Inbetriebnahmedaten. Die Anmeldung beim Finanzamt kannst du in wenigen Schritten direkt über den Web Desk anstoßen. Keine Formulare, kein ELSTER-Login nötig.

Stand: März 2026. Keine Steuerberatung. Bei konkreten Fragen: Steuerberater fragen.