DSFinV-K, GoBD & DATEV: Kassendaten richtig übergeben
Was hinter den drei Kürzeln steckt, was der Prüfer sehen will und welche Exporte dein Kassensystem liefern muss.
Drei Kürzel entscheiden darüber, ob deine Kassendaten beim Steuerberater und beim Finanzamt sauber ankommen: DSFinV-K, GoBD und DATEV. Klingt nach Bürokratie, ist aber schnell verstanden, wenn man weiß, wer welche Daten wann sehen will.
Dieser Artikel erklärt die drei Begriffe, zeigt, was ein Prüfer wirklich verlangt, und was dein Kassensystem davon automatisch erledigen sollte.
Die drei Kürzel im Überblick
| Kürzel | Was es ist | Wer es braucht |
|---|---|---|
| DSFinV-K | Einheitliches Exportformat für alle Kassendaten | Finanzamt bei Prüfung und Kassennachschau |
| GoBD | Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in digitaler Form | Du, als Rahmen für deine gesamte Aufzeichnung |
| DATEV | Format und Plattform für den Datenaustausch mit dem Steuerberater | Dein Steuerberater, meist monatlich |
DSFinV-K: das Format für den Prüfer
Die „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme" legt fest, wie Kassendaten exportiert werden: jede Bestellung, jede Zahlung, jeder Storno, jeder Z-Bericht, in einem einheitlichen Satz CSV-Dateien, den jede Prüfsoftware der Finanzverwaltung lesen kann.
Relevant wird das in zwei Situationen:
- Kassennachschau: Der Prüfer steht unangekündigt im Laden und kann den Export der Kassendaten verlangen. Wie das abläuft, steht im Artikel zur Kassennachschau.
- Betriebsprüfung: Das Finanzamt fordert die Kassendaten für ganze Jahre an.
Wichtig: Du musst den DSFinV-K-Export nicht verstehen oder bearbeiten. Du musst ihn nur auf Knopfdruck liefern können. Dein Kassensystem sollte das Format deshalb beherrschen.
GoBD: die Spielregeln dahinter
Die GoBD verlangen, dass digitale Aufzeichnungen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar sind. Für die Kasse heißt das konkret:
- Jeder Vorgang wird einzeln aufgezeichnet, keine Sammelbuchungen am Abend
- Nichts wird gelöscht: Ein Storno bleibt als Storno sichtbar
- Die Daten bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar
- Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie dein Kassenprozess funktioniert
Der letzte Punkt wird gern übersehen: Der Prüfer darf nach der Verfahrensdokumentation fragen. Für die Kassen-Seite stellt Servire die Verfahrensdokumentation für das Kassensystem öffentlich bereit. Sie gehört als Ausdruck oder Link in deine Unterlagen, zusammen mit der Beschreibung der Abläufe in deinem Betrieb.
DATEV: der Draht zum Steuerberater
Während DSFinV-K für den Prüfer gedacht ist, läuft die laufende Buchhaltung über den Steuerberater, und der arbeitet in den allermeisten Kanzleien mit DATEV.
Der praktische Unterschied für dich:
- Ohne Export: Du schleppst Z-Berichte als Papierstapel oder PDF-Sammlung in die Kanzlei, dort tippt jemand die Zahlen ab. Das kostet Kanzleizeit, und die bezahlst du.
- Mit DATEV-Export: Du exportierst die Tagesumsätze als Datei im DATEV-Format, die Kanzlei liest sie als Buchungsstapel ein, korrekt nach Steuersätzen und Zahlarten getrennt.
Frag deinen Steuerberater, welche Variante er bevorzugt. Die Antwort ist fast immer: den Export. In Servire sind Kassenbuch und Z-Berichte in jedem Tarif enthalten, der DATEV-Datei-Export ab dem Solo-Tarif, ohne Zusatzmodul.
Was der Prüfer sehen will: die Checkliste
Bei einer Prüfung zählen diese Punkte:
- TSE aktiv und Belege mit Signatur (siehe TSE-Pflicht)
- Kasse beim Finanzamt gemeldet (siehe Anleitung zur Kassenmeldung)
- DSFinV-K-Export auf Abruf möglich
- Z-Berichte lückenlos und fortlaufend nummeriert
- Verfahrensdokumentation vorhanden
- Kassenbuch geführt, Kassensturz möglich
Die meisten dieser Punkte erledigt ein finanzamtkonformes Kassensystem im Alltag mit, ohne dass du dich mit den Kürzeln beschäftigen musst. Die Rechtsgrundlagen stehen in § 146a AO, § 146b AO und der KassenSichV.
Häufige Fragen
Muss ich DSFinV-K-Exporte regelmäßig erstellen und aufheben? Nein. Du musst sie liefern können, wenn sie verlangt werden. Entscheidend ist, dass die zugrunde liegenden Daten vollständig und unveränderbar gespeichert sind.
Reicht der DATEV-Export auch für die Betriebsprüfung? Nein. DATEV ist die verdichtete Sicht für die Buchhaltung, DSFinV-K der Einzeldaten-Export für die Prüfung. Du brauchst beides, aus derselben Kasse.
Wie lange müssen Kassendaten aufbewahrt werden? Grundsätzlich zehn Jahre. Bei einem Cloud-Kassensystem liegt das nicht auf deinem Gerät, sondern beim Anbieter. Achte darauf, dass du auch nach einem Anbieterwechsel an deine Altdaten kommst.
Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung. Für deinen Einzelfall ist dein Steuerberater die richtige Adresse.