GoBD Procedural Documentation

Kassen-App und angebundene Bestellsysteme erfassen die Vorgänge; Cloud-Dienste verarbeiten sie, führen das Kassenjournal fort und binden die TSE ein. Das Web-Dashboard dient der Verwaltung, Kontrolle und Auswertung. Die Datenhaltung erfolgt in Google Cloud innerhalb der EU. Bestellung, Änderung, Abrechnung, Storno sowie Einlagen und Entnahmen werden einzeln erfasst. Zu den Belegdaten gehören Artikel, Menge, Preis, Rabatt, Steuersatz, Zahlart, Bediener und Zeitpunkt. Vorgangs- und Belegreferenzen verbinden Einzelaufzeichnung, Abschluss und Export.

Servire nutzt fiskaly SIGN DE v2, eine zertifizierte Cloud-TSE. Zertifizierungsstand ist BSI-K-TR-0717-2025. SMAERS, CSP-L und die TSE-Speicherung werden durch fiskaly in Deutschland betrieben. Der Umgebungsschutz liegt gemäß dem fiskaly-Umgebungsschutzkonzept 2.0.6 bei fiskaly; Betreiber erhalten keinen administrativen Zugriff auf die TSE-Plattform. Servire verbindet seine Cloud-Dienste authentifiziert über HTTPS mit fiskaly. Die Zertifikate und Einsatzbedingungen ergänzen die Herstellerdokumentation.

Fiskalische Belegnummern werden serverseitig fortlaufend vergeben. Zugriffsregeln schützen die Aufzeichnungen vor Änderung und Löschung durch Anwender; TSE-Protokolle machen Eingriffe erkennbar. Korrekturen erfolgen mit Begründung und Originalbezug als gesonderte Buchung. Buchführungsrelevante Stammdaten- und Berechtigungsänderungen werden protokolliert.

Servire erzeugt Belege mit den Angaben nach § 6 KassenSichV, einschließlich der TSE-Angaben im vorgesehenen QR-Format. Der Betreiber stellt den Beleg unmittelbar nach Abschluss zur Entgegennahme bereit: auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers elektronisch als abrufbaren Beleg. Das bloße Speichern oder Anzeigen an der Kasse genügt nicht; eine Mitnahmepflicht besteht nicht.

Bei TSE- oder Verbindungsstörungen werden erfasste Vorgänge weiter aufgezeichnet und Belege als unsigniert gekennzeichnet. Beginn, Ende und Ursache des Ausfalls sind zu dokumentieren. Der Betreiber meldet Störungen unverzüglich an Servire und veranlasst die Behebung. Nach Wiederherstellung werden ausstehende Übertragungen und Signierungen nachbearbeitet; dies ersetzt weder die Ausfalldokumentation noch die ursprüngliche zeitgerechte Erfassung. Für einen vollständigen Kassenausfall legt der Betrieb ein Ersatzverfahren fest.

Servire stellt DSFinV-K-Exporte der Kassendaten und gesonderte TSE-Rohdatenexporte im TAR-Format bereit. DATEV-Buchungsstapel dienen der Finanzbuchhaltung. Erforderliche Änderungsprotokolle und ergänzende Unterlagen werden ebenfalls bereitgestellt. Der Prüfungszugriff wird mit Betreiber und Servire abgestimmt: Nur-Lesezugriff (Z1), Auswertung nach Prüfvorgaben (Z2) oder maschinell auswertbare Datenüberlassung (Z3). Export und Übergabe sind auf Vollständigkeit für den Prüfungszeitraum zu kontrollieren.

Kassenaufzeichnungen und erforderliche Organisationsunterlagen sind grundsätzlich zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und sonstige Unterlagen nach § 147 AO sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des maßgeblichen Kalenderjahres; steuerlich erforderliche Verlängerungen sind zu beachten. Lesbarkeit, Auswertbarkeit und Nachvollziehbarkeit müssen auch nach Vertragsende erhalten bleiben. Vor Außerbetriebnahme oder Systemwechsel sichert der Betreiber die vollständigen Exporte einschließlich TSE-Daten und Dokumentation in seiner geschützten Ablage; vorhandene Servire-Exporte können über den Support angefordert werden.

Datenstände und gelöschte Dateien lassen sich bis zu sieben Tage rückwirkend wiederherstellen. Die Servire-Administration führt Wiederherstellungen durch und kontrolliert das Ergebnis. Diese Wiederherstellungsfristen ersetzen die gesetzliche Aufbewahrung nicht. Personenbezogene Daten dürfen nur gelöscht oder anonymisiert werden, soweit sie nicht aufbewahrungspflichtig sind. Auch unsignierte echte Geschäftsvorfälle sind aufzubewahren; nur reine Testdaten dürfen verworfen werden.

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Der Schichtabschluss erzeugt den Z-Bericht; Sollbestand, Zählung und Differenzen dienen dem Kassensturz. Der Betrieb benennt die Verantwortlichen für Kassenführung, Abschlüsse, Abstimmung der Zahlarten und Bearbeitung von Fehlerhinweisen und dokumentiert diese Kontrollen. Rechte werden je Standort vergeben; Änderungen sind Inhabern beziehungsweise berechtigten Administratoren vorbehalten. Servire überwacht technische Verarbeitungsfehler.

Das Handbuch erläutert Einrichtung, Bonieren, Abrechnung, Korrekturen und Exporte. Der Betreiber hält die für sein Verfahren verwendeten Anleitungen mit Standdatum fest. Er ergänzt Betriebsstätte, eingesetzte Geräte und Softwarestände, Verantwortliche und Vertretung, Bargeld- und Trinkgeldabläufe, Gutscheine, Kontrollen, Ersatzverfahren sowie die Übergabe an Buchhaltung und Archiv. Die Kassenmeldung nach § 146a Abs. 4 AO kann über Servire erfolgen; der Betreiber kontrolliert ihre Vollständigkeit und erfolgreiche Übermittlung innerhalb der gesetzlichen Frist.

Diese Version 1.0 wurde am 5. September 2026 überarbeitet. Frühere Dokumentstände und Änderungen werden intern nachvollziehbar aufbewahrt. Servire hält die technischen Zuordnungsnachweise für Prüfungen bereit; die tatsächlich eingesetzten Versionen und Einsatzzeiträume sind betrieblich zu ergänzen. Bei relevanten Verfahrensänderungen werden Dokumentation und Zuordnung fortgeschrieben. Die Geschäftsführung gibt neue Fassungen mit Datum frei; Gültigkeitsbeginn und tatsächlicher Einsatzzeitraum werden gesondert festgehalten.

Die Verantwortung für ordnungsmäßige Aufzeichnungen und die individuelle Verfahrensdokumentation bleibt beim Steuerpflichtigen (GoBD Rz. 21). Diese Unterlagen ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung. Eine allgemeinverbindliche GoBD-Zertifizierung durch die Finanzbehörden besteht nicht; die TSE-Zertifizierung erfasst nicht die gesamte Buchführung.