Registrierkassenpflicht 2028: Was Gastronomen jetzt wissen müssen
Kassenpflicht ab 100.000 Euro Umsatz, digitaler Beleg statt Papierbon: Was der Gesetzentwurf vom September 2026 vorsieht, wen er trifft und was du jetzt tun solltest.
Lange war sie nur eine Zeile im Koalitionsvertrag, jetzt liegt ein Gesetzentwurf auf dem Tisch: Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett die Registrierkassenpflicht beschlossen. Wer mehr als 100.000 Euro im Jahr umsetzt, soll ab 2028 eine elektronische Kasse mit TSE nutzen müssen. Gleichzeitig soll der Papierbon als Standard verschwinden.
Hier steht, was geplant ist, wen es trifft und was du jetzt schon tun kannst. Kurz vorweg: Beschlossen ist noch nichts, Bundestag und Bundesrat müssen erst zustimmen.
Was hat das Kabinett beschlossen?
Der Entwurf heißt offiziell „Zweites Kassengesetz“ und stammt aus dem Bundesfinanzministerium (BMF). Für Gastronomen stecken darin vor allem zwei Neuerungen:
- Kassenpflicht: Ab einer bestimmten Umsatzgröße ist die offene Ladenkasse nicht mehr erlaubt. Du brauchst dann ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter TSE.
- Digitaler Beleg statt Papierbon: Ab dem 1. Januar 2028 musst du den Beleg elektronisch bereitstellen. Der gedruckte Bon ist dann nicht mehr der Normalfall.
Hintergrund: Laut BMF gibt es in Deutschland noch rund 115.000 offene Ladenkassen, also Geldschubladen mit handschriftlicher oder gar keiner Aufzeichnung. Gerade in bargeldstarken Branchen wie der Gastronomie sieht das Ministerium dort ein hohes Risiko für nicht erfasste Umsätze.
Wen trifft die Kassenpflicht?
Zwei Zahlen entscheiden:
- Dein Gesamtumsatz lag im Vorjahr bei mehr als 100.000 Euro.
- Dein Barumsatz liegt über 12.000 Euro im Jahr.
Nur wenn beides zutrifft, musst du eine elektronische Kasse einsetzen. Als Barumsatz zählen Scheine und Münzen, aber auch Gutscheine und Aufladekarten. Zahlungen mit EC- oder Kreditkarte gehören nicht dazu.
Ein Beispiel: Ein Café macht 180.000 Euro Umsatz, davon 40.000 Euro in bar. Es fällt unter die Kassenpflicht. Ein Caterer mit 300.000 Euro Umsatz, der fast alles per Rechnung abrechnet und kaum Bargeld annimmt, ist dagegen nicht betroffen.
Welches Gerät du nutzt, schreibt der Entwurf nicht vor. Eine klassische Registrierkasse ist genauso erlaubt wie eine Tablet- oder Cloud-Kasse. Wichtig ist nur, dass das System die Anforderungen aus §146a AO erfüllt, also eine zertifizierte TSE hat und die Daten im Format der DSFinV-K aufzeichnet.
Gut zu wissen: Wer schon heute eine elektronische Kasse mit TSE nutzt, muss wegen der Kassenpflicht nichts ändern. Sie richtet sich an Betriebe, die noch mit offener Ladenkasse arbeiten.
Ab wann gilt sie?
| Situation | Kassenpflicht ab |
|---|---|
| Beide Grenzen schon 2026 überschritten | 1. Januar 2028 |
| Grenzen erstmals 2027 überschritten | 1. Juli 2028 |
| Grenzen in einem späteren Jahr überschritten | 1. Juli des Folgejahres |
Für die meisten Betriebe zählt also schon dieses Jahr: Deine Zahlen aus 2026 entscheiden, ob du ab dem 1. Januar 2028 dabei bist.
Rutschst du später unter die Grenzen, endet die Pflicht nicht sofort. Erst nach zwei Kalenderjahren in Folge unter den Grenzen darfst du wieder ohne elektronische Kasse arbeiten.
Welche Ausnahmen gibt es?
Die wichtigste Ausnahme ist die Grenze von 12.000 Euro Barumsatz. Darüber hinaus soll das BMF per Rechtsverordnung weitere Ausnahmen festlegen dürfen. Genannt werden bisher Vertrauenskassen, etwa auf Selbsternte-Feldern, der Hofverkauf von Landwirten sowie Wochen- und Jahrmärkte. Diese Verordnung gibt es aber noch nicht.
Außerdem kann das Finanzamt dich im Einzelfall befreien, wenn die Kassenpflicht für deinen Betrieb eine unzumutbare Härte wäre. Darauf solltest du als Gastronom allerdings nicht bauen.
Was passiert mit dem Papierbon?
Hier ändert sich etwas für alle, die schon eine elektronische Kasse haben. Heute musst du jedem Gast einen Beleg ausgeben, meist gedruckt. Ab dem 1. Januar 2028 wird daraus eine Pflicht zur elektronischen Bereitstellung. Der Beleg soll in einem einheitlichen Datenformat erzeugt werden, die Details dazu stehen noch aus.
Denkbare Wege sind zum Beispiel:
- QR-Code auf dem Kassendisplay oder Kundendisplay
- Download-Link
- Übertragung per NFC
- Versand per E-Mail
- Ablage im Kundenkonto
Der Gast muss den digitalen Beleg nicht annehmen. Du musst ihn nur anbieten.
Wichtig: „Abschaffung der Bonpflicht“ stimmt nur halb. Verlangt ein Gast ausdrücklich einen Papierbeleg, musst du ihn weiterhin ausdrucken. Das ist sein Recht auf eine Quittung nach §368 BGB. Typischer Fall in der Gastronomie: der Geschäftskunde, der eine Bewirtungsrechnung braucht. Einen Bondrucker solltest du also nicht abschaffen.
Was droht bei Verstößen?
Der Entwurf schafft zwei neue Ordnungswidrigkeiten: wenn du trotz Kassenpflicht keine elektronische Kasse mit TSE nutzt und wenn du keinen Beleg bereitstellst. Der Bußgeldrahmen der Abgabenordnung reicht hier bis 25.000 Euro.
Schwerer wiegt in der Praxis oft etwas anderes: Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, darf das Finanzamt deine Umsätze schätzen. Das fällt selten zu deinen Gunsten aus.
Dazu kommen zwei weitere Punkte aus dem Entwurf:
- Wer Software zur Kassenmanipulation einsetzt oder verkauft, macht sich künftig strafbar.
- Wechselst du die TSE, musst du das dem Finanzamt innerhalb eines Monats melden.
Was solltest du jetzt tun?
Sofort umstellen musst du nichts, das Gesetz ist noch nicht verabschiedet. Ein paar Dinge lohnen sich trotzdem schon jetzt:
- Zahlen prüfen: Schau dir deinen Umsatz 2026 an. Liegt er über 100.000 Euro und nimmst du mehr als 12.000 Euro bar ein, betrifft dich die Kassenpflicht ab 2028.
- Offene Ladenkasse ersetzen: Plane den Umstieg 2027 in Ruhe ein, statt im Dezember unter Zeitdruck zu kaufen. Eine neue Kasse musst du außerdem beim Finanzamt melden (mehr dazu im Ratgeber zur Kassenmeldepflicht).
- Bestehende Kasse checken: Frag deinen Anbieter, ob er digitale Belege per QR-Code oder E-Mail kann und ob er das neue Datenformat bis 2028 unterstützt.
- Bondrucker behalten: Für Gäste, die einen Papierbeleg wollen.
- Entwicklung verfolgen: Bis zur Verabschiedung können sich Grenzen, Fristen und Ausnahmen noch ändern.
So hilft Servire
Servire ist eine Tablet-Kasse mit zertifizierter Cloud-TSE, DSFinV-K- und DATEV-Export. Belege gibst du schon heute wahlweise gedruckt oder digital per QR-Code aus. Damit erfüllst du die geplante Kassenpflicht ohne neue Hardware und kannst den Gästen beides anbieten: digital als Standard, Papier auf Wunsch. Die TSE ist ab dem Solo-Tarif enthalten.
Wie das genau aussieht, zeigt die Funktionsübersicht. Was eine TSE-Kasse grundsätzlich leisten muss, steht im Ratgeber zur TSE-Pflicht.
Fazit
Die Registrierkassenpflicht kommt voraussichtlich zum 1. Januar 2028. Betroffen sind Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Umsatz und mehr als 12.000 Euro Bareinnahmen im Jahr, maßgeblich ist zum ersten Mal das Jahr 2026. Wer noch mit offener Ladenkasse arbeitet, sollte 2027 umsteigen. Wer schon eine TSE-Kasse hat, muss vor allem den digitalen Beleg bis 2028 startklar haben.
Stand: 1. Oktober 2026, Regierungsentwurf vom 23. September 2026. Das Gesetzgebungsverfahren läuft noch, Details können sich ändern. Keine Steuerberatung. Bei konkreten Fragen: Steuerberater fragen.