Kassensystem testen: der Probeabend

Ein Kassensystem testest du am besten zweimal: an einem ruhigen Vormittag zum Einrichten und an einem Probeabend mit deinem Team, parallel zur alten Kasse und mit Testdaten. Bei Servire kostet das nichts: Mit der Registrierung testet deine erste Gaststätte 14 Tage Servire Max, ohne Zahlungsdaten. Echte Umsätze kassierst du erst mit TSE, ab Solo für 39 € im Monat.

In der Vorführung fühlt sich jede Kasse gut an. Ob sie zu deinem Betrieb passt, zeigt sich erst, wenn es voll wird: Ein Tisch will getrennt zahlen, die Küche wartet auf den zweiten Gang, und am Tresen fragt jemand nach einem Gutschein. Genau diese Momente spielst du vorher durch.

Der ruhige Vormittag: einrichten

Nimm dir einen Vormittag unter der Woche, an dem wenig los ist. Die alte Kasse läuft einfach weiter.

• Konto anlegen: in der Kassen-App auf iPhone, iPad oder Android oder im Web desk im Browser.
• Speisekarte einlesen: Foto oder PDF hochladen, die KI legt Gerichte und Preise an. Prüf das Ergebnis Zeile für Zeile (Anleitung).
• Tischplan anlegen: Bereiche und Tische so, wie sie wirklich stehen (Anleitung).
• Drucker und Geräte verbinden: Bondrucker für Küche und Bar, dazu die Geräte, die dein Team am Abend in der Hand hat.
• Team anlegen: jede Person mit eigenem Zugang und den Rechten, die sie braucht.

Konto, Speisekarte und Tischplan stehen in unter einer Stunde. Plane trotzdem den ganzen Vormittag ein, damit Zeit zum Ausprobieren bleibt.

Der Probeabend: durchspielen

Such dir einen Abend kurz vor der Öffnung oder einen Ruhetag. Zwei, drei Leute aus dem Team reichen: Einer spielt Gast, einer bedient, einer steht in der Küche oder am Tresen. Gebucht wird nur mit Testdaten.

Arbeite diese Liste ab:

• Tisch öffnen, Getränke und Speisen bonieren: Die Bons kommen richtig in Küche und Bar an
• Gänge: Vorspeise sofort, Hauptgang auf Abruf
• Einen Artikel stornieren, mit Begründung
• Rabatt auf einen Artikel und auf die ganze Rechnung
• Rechnung splitten: Jeder zahlt seins, der Nachbartisch zahlt zusammen
• Gäste ziehen an einen anderen Tisch um
• Einen Gutschein einlösen, der den Betrag nicht ganz deckt
• Kartenzahlung mit Trinkgeld, über dein Terminal als Zahlungsart
• Internet aus: bonieren, bar kassieren, drucken
• Schicht schließen mit Kassensturz und Z-Bericht

Zum Punkt „Internet aus“: Ohne Internet bonierst du mit Servire, kassierst bar und druckst im eigenen Netz. Karte, Küchenmonitor und Geräteabgleich brauchen Netz.

Was der Probeabend nicht zeigt: TSE und Exporte

Die Testphase enthält keine TSE. Signierte Bons, den DSFinV-K-Export und die Kassenmeldung prüfst du deshalb erst mit gebuchtem Tarif und eingerichteter TSE:

1. Testdaten löschen, damit die Kasse sauber startet (Anleitung).
2. Tarif buchen, Solo für eine Kasse oder Pro für mehrere, und die TSE im Web desk einrichten.
3. Den ersten echten Bon kassieren, auch einmal mit Karte, und prüfen, ob die TSE-Angaben darauf stehen.
4. Nach dem ersten Abschluss den DSFinV-K-Export herunterladen und deinem Steuerberater schicken.

Ab Pro meldet Servire die Kasse nach § 146a AO beim Finanzamt für dich, mit Solo meldest du sie selbst. Wie das geht, steht im Ratgeber Kasse beim Finanzamt anmelden.

Nach dem Abend: ehrlich auswerten

Setz dich danach kurz mit dem Team zusammen. Diese Fragen helfen:

• Konnte jeder ohne Erklärung bonieren?
• Kamen alle Bons am richtigen Drucker an?
• Wo hat jemand gesucht oder nachgefragt?
• Stimmen Speisekarte, Preise und Steuersätze?
• Was hat dir gefehlt, und brauchst du es wirklich jeden Abend?

Ist das Team nach einem Abend sicher, plane den Wechsel. Wie du vom alten System sauber umsteigst, steht in der Anleitung zum Kassenwechsel. Was andere Anbieter kosten, zeigt der Kassenvergleich.

Fazit

Ein durchgespielter Abend sagt mehr als jede Vorführung. Richte am Vormittag in Ruhe ein, spiel am Abend mit Testdaten die schwierigen Momente durch und prüf TSE und Exporte erst mit gebuchtem Tarif. Dann weißt du vor dem ersten echten Gast, ob die Kasse zu deinem Betrieb passt.