Mitarbeiter-Berechtigungen im Detail: Servire Handbuch

Rechte vergibst du im Web desk im Dialog Mitarbeiter bearbeiten, siehe Daten und Rechte von Mitarbeitern bearbeiten. Rechts stehen vier Abschnitte: Vorlage, An der Kasse, Verwalten · Kasse + Web desk und Web desk. Jedes Recht gibt es nur einmal. Es gilt überall, wo die Sache vorkommt.

Wer darf was? Rechte ändert nur der Inhaber. Er selbst hat immer alle Rechte, seine Schalter sind gesperrt. Alle anderen sehen den Hinweis Rechte kann nur der Inhaber des Standorts ändern.

Rechte je Tarif: Rechte für Module, die dein Tarif nicht enthält, blendet der Dialog aus. Reservierungen, Schichtplan, Team-Bereich, Lager, Gäste und Online-Bestellungen gehören zum Tarif Max, die Buchhaltungs-Anbindung zu den bezahlten Tarifen. Zeiterfassung & Löhne verwalten siehst du in jedem Tarif, weil es auch die Mitarbeiterliste öffnet.

Vorlagen

Vorlage wählen

Ein Klick auf eine Vorlage stellt alle Schalter darunter passend ein. Änderst du danach einen Schalter, steht dort Individuell – weicht von den Vorlagen ab. Gespeichert wird erst mit Speichern.

Ohne Kasse: weder Kassen-App noch Web desk. Die App zeigt nur Stempeln, die eigenen Zeiten und Daten. Für Küche und Empfang, siehe Kasse nur zum Stempeln.
Service: Kassen-App mit Kassenschicht, bestellen, abrechnen, Kassenlade öffnen und Artikel als ausverkauft markieren. Kein Web desk.
Schichtleitung: dazu Rabatte und Aufpreise, Stornos, alle Daten der Kassenschicht, Druckereinstellungen, Kassenbuch sowie Reservierungen verwalten und stornieren. Im Web desk Belege & Berichte ansehen und Schichtplan verwalten.
Betriebsleitung: alles aus der Schichtleitung, dazu Speisekarte bearbeiten, Gäste verwalten und die übrigen Bereiche im Web desk.

Vier Schalter ändern Service, Schichtleitung und Betriebsleitung nicht: Darf Zahlungsdienstleister (SumUp, Stripe, PayPal) einrichten, Zahlungs-Einstellungen ändern, Buchhaltungs-Anbindung verwalten und den Team-Bereich. Nur Ohne Kasse schaltet die ersten drei aus und den Team-Bereich an. Stempeluhr für das Team setzt keine Vorlage, das vergibst du immer einzeln.

Neue Mitarbeiter: Wer sich per Betriebs-PIN mit deiner Gaststätte verbindet, startet mit der Vorlage Service und dem Team-Bereich. Kommt jemand nach einem Austritt zurück, bekommt er seine früheren Rechte wieder. Gibt eine schon verbundene Person die PIN noch einmal ein, bleiben ihre Rechte unverändert.

An der Kasse

Rechte an der Kasse

Diese Schalter gelten in der Kassen-App auf iPad, iPhone und Android. Oben steht der Hauptschalter Kassen-App nutzen. Erst wenn er an ist, klappen die Kassenrechte darunter auf; schaltest du ihn aus, bleiben sie gespeichert, wirken aber nicht. Im Bild ist die Vorlage Service gewählt.

Kassen-App nutzen: der Hauptschalter für die Kasse. Ist er aus, zeigt die App nur Stempeln, die eigenen Zeiten und Daten und das eigene Konto, siehe Kasse nur zum Stempeln.
Darf die Kassenschicht öffnen und schließen: Kassenschicht starten und beenden, samt Kassensturz, Abschöpfung und Z-Bericht. Ohne das Recht steht dort „Die Kassenschicht öffnet die Schichtleitung.“ Einen vergessenen Kassensturz nachholen darf auch, wer Zugriff auf Kassenbuch hat.
Darf Bestellungen aufnehmen: Artikel an Tischen und an der Theke bonieren, die Küche benachrichtigen und Gänge zeitgesteuert freigeben.
Darf Bestellungen abrechnen: Tische und Thekenbons kassieren, anschreiben und Angeschriebenes begleichen, Gutscheine verkaufen, Guthaben aufladen und die eigene Servicekasse öffnen. Ohne dieses Recht kann die Person auch keine Belege der laufenden Schicht stornieren.
Darf die Kassenlade öffnen: die Lade ohne Verkauf öffnen. Beim Kassieren öffnet sie sich trotzdem.
Darf Artikel als ausverkauft markieren: einen Artikel an der Kasse sperren und wieder freigeben.
Darf Rabatte und Aufpreise vergeben: Rabatte und Aufpreise auf einzelne Artikel oder die ganze Rechnung.
Darf Artikel stornieren: gesendete Artikel und Belege stornieren, Gutscheinguthaben auszahlen. Noch nicht gesendete Positionen entfernt jeder selbst.
Zugriff auf alle Daten der Kassenschicht: alle Vorgänge und Berichte der Schicht sehen. Ohne das Recht sieht die Person nur ihre eigenen.
Zugriff auf Druckereinstellungen: Drucker in der Kassen-App einrichten und ändern, dazu unter Allgemein die Druck-Optionen.
Stempeluhr für das Team: wirkt auch ohne Kassen-App und erscheint nur bei aktiver Zeiterfassung. An den Geräten dieser Person stempeln Kolleginnen und Kollegen mit ihrer eigenen PIN und sehen dort ihre eigenen Daten, etwa am Küchen-Tablet oder an der Hauptkasse. Ohne das Recht stempelt jede Person nur für sich; der Inhaber hat es immer. Siehe Für Kollegen stempeln.

Kassenschicht und Stempeluhr für das Team gelten auch in älteren App-Versionen, weil Servire sie zusätzlich auf dem Server prüft. Kassen-App nutzen und die Sperren bei Gutschein, Servicekasse, Aufpreis, Druck-Optionen, Warteliste und „Küche benachrichtigen“ wirken mit der aktuellen App. Aktualisiere deshalb alle Geräte.

Kasse und Web desk

Ein Schalter für beide Orte

Die Rechte unter Verwalten · Kasse + Web desk gelten an der Kasse und im Web desk. Im Web desk wirken sie nur, wenn auch Web desk nutzen an ist.

Speisekarte bearbeiten: an der Kasse Artikel anlegen, ändern und per KI importieren, im Web desk der Bereich Speisekarten.
Zugriff auf Kassenbuch: an der Kasse das Kassenbuch mit dem Kassenbestand, im Web desk das Kassenbuch unter Belege mit seinen Exporten. Ohne diesen Schalter bleibt das Kassenbuch überall zu.
Darf Reservierungen stornieren und löschen: Reservierungen stornieren, löschen und als nicht erschienen markieren, Einträge von der Warteliste entfernen, an der Kasse und im Web desk.
Gäste verwalten: an der Kasse zum Beispiel Belege nachträglich einem Gast zuordnen, im Web desk der Bereich Gäste mit Gästedaten, Stempeln, Import und Einladungen. Datenexport, Anonymisieren und Zusammenführen bleiben dem Inhaber.
Darf Zahlungsdienstleister (SumUp, Stripe, PayPal) einrichten: an der Kasse Tap to Pay einschalten und Kartenleser einrichten, im Web desk SumUp, Stripe und PayPal verbinden und trennen.
Zahlungs-Einstellungen ändern: an der Kasse unter Einstellungen → Allgemein → Zahlungen Zahlungsarten, Verzehrart, Beleg, Name / Gast, die Einträge des Action-Buttons und Gutscheine einstellen, im Web desk unter Einstellungen → Kasse die Karte Zahlungen. Die Verzehrart bestimmt den Steuersatz jeder Position. Dazu gehört auch, Anschreiben zu aktivieren oder zu deaktivieren. Eingeschaltet wirkt es an der Kasse auch ohne Web desk nutzen; ohne das Recht ist Zahlungen dort nur zu lesen.

Web desk

Hauptschalter und Bereiche

Web desk nutzen ist der Hauptschalter für die Anmeldung im Web desk. Erst wenn er an ist, erscheinen darunter die Bereiche. Schaltest du ihn aus, bleiben die Bereichsschalter gespeichert, wirken aber nicht mehr, auch nicht für Exporte.

Team-Bereich (eigener Schichtplan, Tausch, Urlaub, Verfügbarkeit): die eigenen Schichten im Browser sehen, tauschen oder abgeben, Urlaub beantragen und eintragen, wann man kann. Ohne Web desk nutzen sieht die Person nur diesen Bereich, siehe Der Team-Bereich für Mitarbeitende.
Übersicht & Statistik ansehen: die Startseite Übersicht mit Umsatz und Trinkgeld, die Statistiken mit Exporten und die Berichte per E-Mail. Ohne das Recht öffnet der Web desk mit dem ersten Bereich, den die Person nutzen darf.
Mitarbeiter-Auswertung: Umsatz, Trinkgeld und Stornos je Person. Weil das eine Leistungskontrolle ist, vergibst du sie einzeln. Sie wirkt nur zusammen mit Übersicht & Statistik ansehen; ohne die Statistik ist der Schalter aus und gesperrt.
Tischpläne verwalten: der Bereich Tischpläne.
Belege & Berichte ansehen: unter Belege Belege, Schicht- und Mitarbeiterberichte, Rechnungen und den DATEV-Export.
Gutscheine verwalten: der Bereich Gutscheine.
Schichtplan verwalten: Schichten planen und veröffentlichen, Abwesenheiten eintragen, Anträge entscheiden, siehe Rechte für den Dienstplan.
Zeiterfassung & Löhne verwalten: der Bereich Mitarbeiter mit der Mitarbeiterliste, mit Max auch die Zeiterfassung. Dazu Zeiten korrigieren, Lohnexporte erstellen und im Dialog Lohn & Abrechnung sehen.
Reservierungen verwalten: der Bereich Reservierungen mit seinen Einstellungen.
Lager verwalten: Bestand korrigieren, Wareneingang buchen, Inventur abschließen, bei Lieferanten bestellen.
Online-Bestellungen verwalten: der Bereich Online-Bestellungen mit Gästebestellungen und Lieferdiensten. Zusammen mit Gutscheine verwalten auch der Online-Verkauf von Gutscheinen.
An Steuerberatung senden: Kassenabschlüsse, DATEV-Buchungsstapel und Stammdaten an eine frei wählbare E-Mail-Adresse senden.
Buchhaltungs-Anbindung verwalten: sevdesk oder DATEV verbinden, Konten zuordnen und Übertragungen starten.
Einstellungen verwalten: unter Einstellungen die Reiter Gaststätte, Kasse, DATEV Export und TSE, die Google-Anbindung, dazu die Webseite und die Öffnungszeiten. Ohne das Recht bleiben diese Reiter gesperrt.