Service
Rechnung per E-Mail versenden
Statt drucken — die Rechnung als PDF direkt an die Gast-E-Mail senden. Erfordert ein aktives Abo.
Geschäftsreisende, Spesen-Abrechner und umweltbewusste Gäste freuen sich über digitale Rechnungen. Die Kassen-App schickt die Bon-Daten direkt per E-Mail an den Gast — als PDF-Beleg, fertig zum Weiterleiten an die Buchhaltung.
Beim Abrechnen E-Mail wählen
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Im Summary-Screen der Abrechnung wählen Sie in der Sektion Beleg die Option E-Mail (Pro). Ein Formular öffnet sich.
Im Formular geben Sie die E-Mail-Adresse des Gastes ein. Vorname und Nachname sind optional. Voreingestellt ist „Privat“; erst beim Umschalten auf „Firma“ erscheinen Firmenname, USt-IdNr. und der Abschnitt Ansprechpartner. Der Firmenname ist dann Pflicht — ohne ihn lässt sich das Formular nicht absenden. Die erfassten Daten erscheinen auf dem PDF.
Die Rechnung wird parallel zur Abrechnung als PDF erstellt und an die angegebene Adresse versandt. Der Gast bekommt sofort eine E-Mail mit der Rechnung im Anhang. Ein Druckbeleg ist nicht nötig, kann aber zusätzlich gedruckt werden.
Mit dem Schalter Mit Bewirtungsbeleg ergänzen Sie das PDF um einen Bewirtungsbeleg. Anlass und bewirtete Personen erfasst die Kassen-App nicht — das PDF enthält dafür leere, beschriftete Zeilen zum handschriftlichen Ausfüllen.
Der Versand setzt ein laufendes Abo voraus — die Stufe spielt keine Rolle, Solo, Pro und Max sind gleichermaßen freigeschaltet. Ohne aktives Abo ist die Belegart ausgegraut und ein Tippen bleibt wirkungslos; einen Upgrade-Hinweis gibt es nicht. Eine gespeicherte Standard-Belegart E-Mail wird dann still auf Drucker zurückgesetzt. Versandt wird über noreply@servire.de — der Gast kann nicht antworten.