Mit Abholnummern arbeiten – Servire Handbuch

Wer eine Nummer bekommt

Eine Abholnummer bekommt jede Bestellung ohne Tischzuordnung, die keine Lieferung ist: Theken- und Schnellkassen-Bestellungen, Bestellungen am Bestellterminal und Online-Bestellungen zur Abholung. Ob der Gast das Essen mitnimmt oder im Haus verzehrt, spielt keine Rolle — entscheidend ist, dass es keinen Tisch gibt, über den du ihn wiederfindest.

Bestellungen an einem Tisch bekommen bewusst keine Nummer: dort ist der Tisch die Kennung. Gutscheinverkäufe ebenfalls nicht.

Schnellkasse mit drei Artikeln im Warenkorb, Abrechnungsart „Außer Haus“ gewählt, kein Tisch zugewiesen

In der Schnellkasse ist das der Normalfall: Solange du keinen Tisch zuweist, bekommt die Bestellung beim Abrechnen eine Nummer.

Wie die Nummern vergeben werden

Servire zählt von 1 bis 999 und beginnt danach wieder bei 1. Alle Geräte deines Betriebs ziehen aus demselben Zähler — zwei iPads, das Bestellterminal und Online-Bestellungen können sich also nicht in die Quere kommen.

Zurückgesetzt wird der Zähler nach einer Betriebspause von mehr als acht Stunden, also üblicherweise über Nacht. Am nächsten Öffnungstag fängst du wieder bei der 1 an.

Ein Schichtwechsel mitten im Service lässt den Zähler bewusst weiterlaufen. Würde er dort zurückgesetzt, warteten zwei Gäste gleichzeitig auf „Nummer 1“. Die übliche Nachmittagspause liegt unter acht Stunden und setzt deshalb ebenfalls nicht zurück.

Der Ablauf im Service

Die Nummer wird beim Abrechnen bzw. beim Bonieren vergeben und steht sofort auf dem Küchenbon und auf dem Beleg des Gastes. Auf dem Abholdisplay erscheint sie unter „Wird zubereitet“.

Abholdisplay: links die Nummern 5, 6 und 7 in Zubereitung, rechts die abholbereite 4 in Grün

Sobald das Essen fertig ist, meldest du die Nummer abholbereit — sie wechselt auf die grüne Seite, ein Signalton ertönt, der Gast kommt an die Theke. Ist er da, markierst du den Vorgang als abgeholt und die Nummer verschwindet.

Den Gast aufrufen

Dafür gibt es zwei Wege, je nachdem wie dein Betrieb arbeitet.

Mit Küchenmonitor: Tippe auf die Bestellkarte. Im Dialog „Status ändern“ führt die Leiste von „Bestellt“ über „In Bearbeitung“ zu „Abholbereit“ und „Abgeholt“.

Küchenmonitor, Dialog „Status ändern“ für Abhol-Nr. 5 mit der Statusleiste Bestellt, In Bearbeitung, Abholbereit, Abgeholt

Ohne Küchenmonitor: Öffne in der Kassen-App die Bestellliste über das Listen-Symbol oben rechts. Jede Zeile mit Abholnummer hat rechts einen „…“-Knopf, der die Abhol-Aktionen öffnet.

Bestellliste der Kassen-App, geöffnetes Menü mit dem Eintrag „Abholbereit — Gast aufrufen“

Schneller geht es mit einer Wischgeste

Wisch die Zeile von links nach rechts, um den Gast in einem Griff aufzurufen — im Betrieb ist das der häufigste Handgriff. Ein langer Fingerdruck auf die Zeile öffnet dasselbe Menü wie der „…“-Knopf.

„Abholbereit“ ruft den Gast auf. „Abgeholt“ heißt, dass er da war. Wer direkt auf „Abgeholt“ springt, lässt den Gast nie aufrufen — deshalb erscheint dieser Schritt erst, wenn die Nummer abholbereit gemeldet wurde.

Erneut aufrufen

Kommt der Gast nicht, kannst du die Nummer erneut aufrufen. Sie rutscht auf dem Display wieder nach oben, der Signalton ertönt noch einmal und die Anzeigedauer beginnt von vorn. Den Eintrag findest du im selben Menü wie den ersten Aufruf — dort steht jetzt „Erneut aufrufen“ und „Als abgeholt markieren“.

Eine Nummer wiederfinden

Sagt ein Gast „ich bin die 42“, öffnest du die Bestellliste. Ganz unten steht der Abschnitt „Abholnummern“ mit allen Nummern, die noch niemand abgeholt hat — aufsteigend sortiert, mit Artikeln und Summe. Dort siehst du auf einen Blick, was zu der Nummer gehört.

Bestellliste mit dem Abschnitt „Abholnummern“ und zwei bezahlten Bestellungen

An der Theke zahlt der Gast meist sofort. Solche Bestellungen sind abgeschlossen, tauchen im Abschnitt „Abholnummern“ aber weiterhin auf — bis jemand sie als abgeholt markiert. Genau dafür ist der Abschnitt da.

Der Abschnitt zeigt die Nummern der letzten acht Stunden, also alles seit der letzten Betriebspause. Ältere Vorgänge fallen heraus; sie hätten ohnehin dieselbe Nummer wie ein frischer Auftrag von heute.

Wenn der Gast nicht kommt

Wird eine abholbereite Nummer nicht als abgeholt markiert, verschwindet sie nach der eingestellten Anzeigedauer von selbst — voreingestellt sind 15 Minuten. Der Vorgang bleibt in der Bestellliste, die Abrechnung ist davon nicht betroffen.

Eine Bestellung, die noch in Zubereitung ist, bleibt deutlich länger stehen: Sie verschwindet erst nach vier Stunden aus der linken Spalte. Damit verliert auch eine Pizza oder ein Braten die Nummer nicht mitten in der Zubereitung.

Storno

Stornierst du eine Bestellung, verschwindet ihre Nummer sofort vom Abholdisplay und aus der Bestellliste. Die Nummer selbst wird nicht neu vergeben; der Zähler läuft weiter.