Einstellungen
sevdesk-Anbindung einrichten
Was Sie in sevdesk vorbereiten müssen, wie Sie die Verbindung herstellen und wie Sie zurückliegende Kassenabschlüsse nachtragen.
Was die Anbindung tut
Nach jedem Kassenabschluss legt Servire in sevdesk einen Beleg mit dem Tagesergebnis an: Erlöse getrennt nach Steuersatz, alle Zahlungsarten und die Bargeldbewegungen aus dem Kassenbuch. Nicht jeder einzelne Bon, sondern die Summen, so wie sie auch auf dem Z-Bericht stehen. Ihr Steuerberater arbeitet direkt in sevdesk damit weiter — Abtippen und monatliches Exportieren entfallen.
Die Anbindung ersetzt nicht Ihre übrige Buchhaltung. Wareneinkauf, Eingangsrechnungen und Personalkosten buchen Sie weiterhin selbst mit dem jeweiligen Beleg.
Schritt 1: Voraussetzungen in sevdesk
Drei Dinge müssen in sevdesk stimmen, bevor Sie in Servire etwas einstellen.
Tarif Buchhaltung Pro. Die Schnittstelle, über die Servire spricht, ist erst ab diesem Tarif freigeschaltet. In kleineren Tarifen bekommen Sie gar keinen Zugriffsschlüssel.
API-Token holen. Öffnen Sie in sevdesk im Hauptmenü Erweiterungen und dort API. Klicken Sie auf Einblenden und geben Sie Ihr sevdesk-Passwort ein. Der Token ist eine Folge aus 32 Zeichen. Kopieren Sie ihn — Sie brauchen ihn gleich in Servire.
Kasse eröffnen. Öffnen Sie Bank, dann Kassenbuch, und klicken Sie auf Kasse eröffnen. Tragen Sie den Anfangsbestand und das Datum ein, zu dem dieser Bestand gilt, und bestätigen Sie mit Buchen. Ohne eine eröffnete Kasse hat Servire kein Konto, auf das es Ihre Bareinnahmen buchen kann.
Anfangsbestand vorher prüfen
Die Eröffnungsbuchung lässt sich nachträglich nicht mehr ändern. Prüfen Sie Betrag und Datum, bevor Sie buchen — ein Fehler ist danach nur noch über eine Gegenbuchung zu korrigieren.
Schritt 2: Verbindung in Servire herstellen
Öffnen Sie im Web desk Einstellungen, dann den Tab Integrationen. Dort finden Sie die Karte Buchhaltung mit sevdesk. Klicken Sie auf Verbinden.
Im Dialog tragen Sie zwei Dinge ein: den API-Token aus sevdesk und das Feld Buchen ab. Das Datum entscheidet, ab welchem Geschäftstag Servire überträgt — voreingestellt ist heute.
Er wird verschlüsselt bei Servire hinterlegt und nie im Browser gespeichert. Servire prüft ihn sofort und meldet zurück, mit welchem sevdesk-Mandanten die Verbindung steht.
Schritt 3: Konten zuordnen
Jetzt legen Sie einmalig fest, auf welches sevdesk-Konto jeder Sachverhalt gebucht wird. Klicken Sie auf der Karte auf Konten zuordnen.
Sie ordnen zu:
- Erlöse je Steuersatz (0 %, 7 %, 19 %)
- Jede Zahlungsart — bar, EC, Kreditkarte, Gutschein, Rechnung
- Trinkgeld, Pfand und Gutschein-Verrechnung
- Kassenbuch-Bewegungen wie Bankeinzahlung, Privatentnahme und Kassendifferenzen
Die Auswahl kommt direkt aus Ihrem sevdesk-Kontenrahmen. Sie müssen dort nichts anlegen.
Erst wenn Sie die Zuordnung bestätigen, beginnt Servire zu übertragen. Vorher sammeln sich die Kassenabschlüsse und warten.
Einmal mit dem Steuerberater klären
Fragen Sie ihn, welche Erlös- und Zahlkonten er sehen möchte. Das ist eine Frage von fünf Minuten und erspart später Umbuchungen.
Ab jetzt läuft es von allein
Nach jedem Kassenabschluss legt Servire den Beleg in sevdesk an. Dabei wartet Servire bewusst eine Viertelstunde, damit auch eine Kasse dabei ist, die gerade offline war. Rechnen Sie also mit rund einer halben Stunde vom Abschluss bis zum Beleg.
Der Kassenabschluss selbst wartet nie auf sevdesk. Er ist sofort fertig, auch wenn sevdesk gerade nicht erreichbar ist. Schlägt eine Übertragung fehl, versucht Servire es mehrfach erneut und zeigt Ihnen den Fall im Verlauf, wo Sie ihn sofort nachholen können.
Zurückliegende Kassenabschlüsse nachtragen
Übertragen wird ab dem Datum, das Sie unter Buchen ab gewählt haben. Alles davor bleibt zunächst unberührt. Sie haben zwei Wege, es trotzdem hereinzuholen.
Beim Verbinden: Setzen Sie das Feld Buchen ab auf einen Tag in der Vergangenheit. Servire trägt die Kassenabschlüsse seither gleich mit nach.
Später: Klicken Sie auf der Karte auf Berichte nachtragen und wählen Sie einen Zeitraum. Servire legt die fehlenden Belege in den nächsten Minuten an. Nachtragen geht bis zu 24 Monate zurück.
Zeitraum mit Bedacht wählen
Belege lassen sich in sevdesk nicht mehr löschen. Wählen Sie deshalb nur Tage, die Ihr Steuerberater dort noch nicht gebucht hat. Was Servire bereits übertragen hat, bleibt unangetastet und entsteht kein zweites Mal.
Wenn etwas nicht läuft
Die Karte im Integrationen-Tab sagt Ihnen, woran es hängt.
Token ungültig — sevdesk lehnt den hinterlegten Schlüssel ab. Holen Sie den Token in sevdesk erneut und klicken Sie auf Token erneuern. Die Kassenabschlüsse aus der Zwischenzeit werden danach nachgeholt.
Kasse fehlt — in sevdesk ist noch kein Kassenkonto eröffnet. Legen Sie es unter Bank → Kassenbuch an und klicken Sie in Servire auf Erneut prüfen.
Zuordnung unvollständig — mindestens ein Sachverhalt hat noch kein Konto. Öffnen Sie Konten zuordnen und bestätigen Sie erneut. Das passiert auch, wenn Sie später eine neue Zahlungsart anlegen.
Unter Verlauf sehen Sie jede einzelne Übertragung mit Geschäftstag und Status — und können sie dort einzeln wiederholen.
Wer die Anbindung einrichten darf
Sie brauchen einen bezahlten Tarif ab Servire Solo und das Recht Darf Buchhaltungs-Integrationen verwalten. Als Inhaber haben Sie es automatisch. Mitarbeitern geben Sie es unter Mitarbeiter im Dialog Mitarbeiter bearbeiten.