Einstellungen
Rechnungsadresse und Firmendaten
Welche Daten die Kassen-App für gesetzeskonforme Rechnungen und Belege braucht — und wo Sie sie eintragen.
Warum diese Daten?
Auf jedem Beleg und auf jeder Rechnung, die Sie in der Kassen-App drucken oder als PDF erstellen, müssen bestimmte Angaben über Ihr Unternehmen stehen — vorgeschrieben durch das UStG (§ 14) und die GoBD. Die Felder werden automatisch aus den Einstellungen übernommen, Sie tragen sie nur einmal ein.
Diese Daten brauchen Sie
Öffnen Sie Einstellungen → Gaststätte → Rechnungen. Wichtig sind: Name der Bank sowie IBAN und BIC für Rechnungen mit Überweisung, der Nummernkreis als Präfix vor jeder Rechnungsnummer (z. B. 2026- → 2026-0001), eine frei wählbare Fußnote auf der PDF-Rechnung und das Zahlungsziel (Fälligkeitsdatum). Das Zahlungsziel legen Sie auf 7, 14, 21, 30, 60 oder 90 Tage fest (Standard: 14 Tage); daraus entsteht auf der Rechnung die Angabe „Zahlbar innerhalb von X Tagen".
Direkt darüber im Bereich Informationen tragen Sie Ihre Stammdaten ein, die in den Rechnungs-Header übernommen werden: Geschäftsführer, Steuernummer, USt-IdNr., Handelsregister (Format: HRB 12345 Amtsgericht München), Telefon, E-Mail und optional die Website.
Seit 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Stellen Sie selbst B2B-Rechnungen aus, sind USt-IdNr., Telefon und E-Mail Pflichtfelder. Sind diese Felder befüllt, lässt sich zu einer Rechnung eine XRechnung (XML) sowie eine ZUGFeRD-Rechnung (PDF mit eingebettetem XML) erzeugen.
Im unteren Bereich der Gaststätten-Einstellungen laden Sie ein Logo hoch, das auf PDF-Rechnungen und in der digitalen Speisekarte erscheint. Das Bild muss mindestens 500 × 200 Pixel groß sein, kleinere Dateien werden abgewiesen. Anschließend schneiden Sie es auf 500 × 200 Pixel (Seitenverhältnis 5:2) zu; gespeichert wird es immer als Graustufen-PNG, ein transparenter Hintergrund bleibt erhalten.
Steuernummer vs. USt-IdNr.
Die Steuernummer bekommen Sie vom Finanzamt. Die USt-IdNr. beantragen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern (kostenlos, online). Für reine B2C-Gaststätten ist die USt-IdNr. nicht zwingend, für B2B sehr empfehlenswert.