Lohnexport einrichten
So bereiten Sie die Übergabe der Stunden an DATEV oder ein anderes Lohnprogramm vor
Der Lohnexport übergibt am Monatsende je Mitarbeiter die Stunden je Lohnart an Ihr Lohnbüro. Stundensatz, Steuer und Sozialversicherung rechnet das Lohnprogramm. Eingerichtet wird er einmal mit vier Angaben: Zielsystem, Lohn-Mandant, Lohnarten und die Übergabeart je Person. Fehlt eine davon, erzeugt Servire keine Datei, sondern zeigt die Lücke in der Vorabprüfung.
Der Lohnexport ist im Tarif Max enthalten und braucht die aktive Zeiterfassung. Einrichten kann der Inhaber und jede Person mit dem Recht Darf Zeiterfassung verwalten. Zielsystem und Lohnarten erfahren Sie von Ihrem Lohnbüro.
Zielsystem und Lohn-Mandant
Öffnen Sie unter Mitarbeiter über das Zahnrad die Zeiterfassungs-Einstellungen und dort den Reiter Lohn & DATEV. Unter Zielsystem wählen Sie, womit Ihr Lohnbüro arbeitet: DATEV LODAS (ASCII-Import), DATEV Lohn und Gehalt (Bewegungsdaten) oder das Lohnvorbereitungsjournal (CSV, andere Programme) für alle übrigen Programme.
Bei DATEV tragen Sie Beraternummer (Lohn) mit 4 bis 7 Ziffern und Mandantennummer (Lohn) mit 1 bis 5 Ziffern ein. Aus der Buchhaltung übernehmen kopiert die Nummern aus Ihrer DATEV-Buchhaltung; der Lohn-Mandant kann davon abweichen, fragen Sie im Zweifel Ihr Lohnbüro. Unter Lohnart Grundlohn (Stunden) steht die Stundenlohnart Ihres Lohnbüros. Einen Standardwert gibt es nicht.
Lohnarten für Zuschläge
Ist Steuerfreie Zuschläge berechnen eingeschaltet, braucht jede Zuschlagsart eine eigene Nummer unter DATEV-Lohnarten: Nacht, Nacht erhöht, Sonntag, Feiertag und Hohe Feiertage. LODAS nimmt die Nummern 1 bis 9999, Lohn und Gehalt 1 bis 5999 und 8000 bis 9999. Fehlt eine Nummer, bleibt der Export gesperrt, sobald im Monat Zuschläge dieser Art anfallen. Beim Journal sind die Nummern freiwillig, die Datei nennt die Zuschlagsart auch im Klartext.
Abstimmung mit dem Lohnbüro
Der Schalter Lohnarten und Übergaberegeln mit dem Lohnbüro abgestimmt gibt den Export frei. Er bestätigt drei Regeln, die das Lohnbüro kennen muss: Servire übergibt nur Stunden je Lohnart, ein Eintrag zählt zum Monat seines Arbeitsbeginns, und eine wiederholte Datei ersetzt die frühere vollständig. Jede Änderung an Zielsystem, Mandant oder Lohnarten hebt die Bestätigung auf, bis Sie sie erneut setzen.
Übergabeart je Mitarbeiter
Öffnen Sie Mitarbeiter verwalten, klicken Sie auf die Person und wählen Sie unter Lohn & Abrechnung die Übergabe an das Lohnprogramm: Stundenlohn: Stunden und Zuschläge für Stundenlöhner, Festgehalt: nur Zuschläge, wenn der feste Bezug schon im Lohnprogramm steht, oder keine Übergabe. Ohne Festlegung bleibt der Export gesperrt. Die Personalnummer muss für DATEV aus Ziffern bestehen (1 bis 99999) und darf nur einmal vergeben sein. Im Einrichtungs-Assistenten steht die Übergabe als Spalte neben Personalnummer und Stundenlohn.
Betriebe in Bayern legen im Reiter Arbeitszeitkonto fest, ob Mariä Himmelfahrt (15.08.) am Arbeitsort Feiertag ist und ob der Arbeitsort Augsburg ist (Friedensfest 08.08.). Ohne diese Festlegung bleibt der Lohnexport für den August gesperrt.
Lassen Sie die erste Datei vom Lohnbüro als Prüflauf importieren, bevor der erste echte Abrechnungsmonat ansteht. So fallen falsche Lohnarten auf, bevor Löhne darauf beruhen.