Lohnexport erstellen und an das Lohnbüro übergeben
So prüfen Sie den Abrechnungsmonat, erzeugen die Datei und verwalten frühere Exporte
Der Lohnexport läuft in drei Schritten: Monat wählen, Vorabprüfung lesen, Datei erzeugen. Die Datei entsteht erst, wenn keine Sperre mehr offen ist und Sie alle verlangten Bestätigungen gesetzt haben. Was Sie dafür vorher einrichten, zeigt Lohnexport einrichten.
Schritt 1 von 4
Lohnexport öffnen
Navigieren Sie zu Mitarbeiter, öffnen Sie oben rechts das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Lohnexport.
Schritt 2 von 4
Abrechnungsmonat wählen
Wählen Sie Monat und Jahr und klicken Sie auf Exportieren. Ein Eintrag zählt zum Monat seines Arbeitsbeginns; eine Nachtschicht vom 30. auf den 1. gehört also ganz zum alten Monat.
Schritt 3 von 4
Vorabprüfung lesen
Der Kopf nennt Zielsystem, Zeilen und Datenstand. Darunter folgen Sperren, Bestätigungen des Arbeitgebers, die Tabelle Mitarbeiter im Abrechnungsmonat und Hinweise. Erneut prüfen holt den aktuellen Stand, etwa nachdem Sie einen Eintrag korrigiert haben.
Schritt 4 von 4
Bestätigen und Datei erzeugen
Setzen Sie die Haken bei allen Bestätigungen und klicken Sie auf Datei erzeugen. Die Datei wird heruntergeladen, und eine Meldung nennt Dateiname und Export-ID. Ändert sich zwischen Prüfung und Erzeugung etwas an Einträgen, Lohndaten oder Einstellungen, wiederholt Servire die Prüfung, und Sie bestätigen erneut.
Sperren
Eine Sperre nennt, was fehlt. Solange sie steht, entsteht keine Datei. Typische Sperren: kein Zielsystem, Beraternummer oder Lohnart nicht eingetragen, Abstimmung mit dem Lohnbüro nicht bestätigt, Personalnummer fehlt, ist für DATEV ungültig oder doppelt vergeben, Übergabeart fehlt, offene Einträge im Monat, zu prüfende Einträge, die automatisch beendet wurden, oder Zuschläge ohne Lohnart. Offene Einträge schließen Sie, zu prüfende Einträge korrigieren Sie, wie Zeiteinträge korrigieren beschreibt. Danach Erneut prüfen.
Bestätigungen des Arbeitgebers
Bestätigungen betreffen Entscheidungen, die Servire nicht für Sie treffen darf:
- Nicht gestempelte Pflichtpausen wurden automatisch abgezogen. Sie bestätigen, dass diese Pausen tatsächlich genommen wurden; Betroffene Einträge anzeigen listet sie. Wo keine Pause war, korrigieren Sie den Eintrag vorher, denn nicht genommene Pausen sind zu vergüten.
- Zuschläge anteilig geschätzt: Bei einem automatischen Pausenabzug kennt Servire die Lage der Pause nicht und kürzt Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden anteilig. Sie übergeben diese Zuschlagsstunden als vorläufige Mengen oder tragen die Pausenzeiten im Eintrag nach.
- Wiederholter Export: Für den Monat gibt es schon eine Datei; die neue ersetzt sie vollständig.
Mitarbeiter im Abrechnungsmonat
Die Tabelle zeigt je Person Grundlohn-Stunden, die tatsächliche Arbeitszeit mit dem automatischen Pausenabzug in Klammern, die Zuschlagsstunden je Art und den Status bereit, gesperrt, nicht übergeben oder keine Bewegungen. Stunden werden auf zwei Nachkommastellen aufgerundet, nie zulasten der Person. Bei Festgehalt: nur Zuschläge bleiben die Grundlohn-Stunden leer.
Hinweise stehen im Protokoll, sperren aber nicht: etwa ein Stundensatz unter dem Mindestlohn, geprüfte automatisch beendete Einträge oder eine Rundung zugunsten der Mitarbeitenden.
Datei importieren
DATEV LODAS: Der Dateiname beginnt mit LODAS, gefolgt von Mandantennummer und Export-ID. Ihr Lohnbüro importiert die Datei unter Mandant → Daten übernehmen → ASCII-Import und lässt den Prüflauf eingeschaltet. Übergeben werden Stunden (Bearbeitungsschlüssel 1) mit dem Abrechnungszeitraum 1. des Monats.
DATEV Lohn und Gehalt: Der Dateiname beginnt mit LuG. Das Lohnbüro liest die Datei unter Datenübernahme → Bewegungsdaten importieren ein und legt dafür einmalig eine dreispaltige Importbeschreibung an (Personalnummer; Lohnart; Wert). Die erste Zeile der Datei nennt Beraternummer, Mandantennummer und den Monat.
Lohnvorbereitungsjournal: Der Dateiname beginnt mit Lohnvorbereitung. Die CSV-Datei nutzt Semikolon und Dezimalkomma. In Excel öffnen Sie sie über Daten → Aus Text, damit die Personalnummer als Text bleibt und führende Nullen nicht verschwinden. Je Zeile stehen Personalnummer, Lohnart, Bezeichnung, Zuschlagssatz, Stunden, tatsächliche Arbeitszeit, Pausenabzug, Rundung, Stundensatz, Betrag und ein Hinweis, etwa wenn Zuschlagsstunden geschätzt sind.
Frühere Exporte und Ersatzlieferung
Jede erzeugte Datei bleibt mit ihrer Export-ID gespeichert. Unter Bisherige Exporte dieses Monats laden Sie sie mit Erneut herunterladen unverändert noch einmal. Als übergeben markieren hält fest, wann die Datei ans Lohnbüro ging.
Muss ein Monat nach Korrekturen neu übergeben werden, erzeugen Sie einfach eine neue Datei. Sie ersetzt die frühere vollständig, und die frühere Datei ist beim Lohnbüro zu verwerfen. War die frühere Datei schon als übergeben markiert, verlangt Servire eine zusätzliche Bestätigung: Das Lohnbüro muss die bereits importierten Bewegungen zurücknehmen, bevor es die neue Datei einliest. Servire erzeugt keine Stornodatei.
Ohne Tarif Max bleibt der Lohnexport über Exportieren auf der Seite Mitarbeiter erreichbar, die Einstellungen dazu lassen sich aber nicht mehr ändern. Die Dateien und das Protokoll bewahrt Servire bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der Erzeugung auf.