Zeiterfassungs-Einstellungen verstehen: Servire Handbuch

Die Einstellungen öffnen Sie im Web desk unter Mitarbeiter über das Zahnrad oben rechts. Sie gelten für den ganzen Betrieb und wirken auf alle Einträge, die ab dem Speichern ausgestempelt oder bearbeitet werden.

Grundlagen

Zeiterfassung aktivieren schaltet das Modul ein oder aus. Beim Ausschalten bleiben alle Aufzeichnungen erhalten.

Einstempeln vor Servicekasse-CheckIn erzwingen: Wer sich an einer Servicekasse anmelden will, muss vorher eingestempelt sein. Sonst zeigt die Kasse den Hinweis Zeiterfassung erforderlich mit einem Knopf zum Einstempeln. Wirkt nur, wenn Sie mit Servicekassen arbeiten.

Stempeln & Pausen

Reiter Stempeln und Pausen mit Pflichtpausen-Abzug, Zeitrundung, maximaler Tagesarbeitszeit und Mindestruhezeit

Automatischer Pflichtpausen-Abzug: Fehlt die gesetzliche Pause, zieht Servire die fehlende Zeit von der bezahlten Zeit ab. Ab mehr als 6 Stunden Arbeit sind das 30 Minuten, ab mehr als 9 Stunden 45 Minuten. Gestempelte Pausen werden angerechnet. Der Abzug ersetzt keine Pause: Im ArbZG-Bericht bleibt die fehlende Pause als Warnung stehen.

Zeitrundung rundet nur die bezahlte Zeit jedes Eintrags auf 5 oder 15 Minuten, auf oder ab. Die gestempelten Uhrzeiten und die tatsächliche Dauer bleiben unverändert.

Max. Tagesarbeitszeit und Mindestruhezeit legen fest, ab wann Servire einen Verstoß meldet. Gestempelt werden kann trotzdem, der Verstoß erscheint im Bericht. Gesetzlich gelten bis zu 10 Stunden am Tag und 11 Stunden Ruhezeit; in Gaststätten sind 10 Stunden Ruhezeit erlaubt, wenn sie binnen eines Monats ausgeglichen werden.

Arbeitszeitkonto

Bundesland (Feiertage) bestimmt, welche gesetzlichen Feiertage gelten. Es ist Pflicht, sobald Feiertage das Soll mindern oder Zuschläge berechnet werden.

Feiertage mindern Soll-Stunden senkt das Wochen-Soll an einem gesetzlichen Feiertag um einen Tagesanteil, egal auf welchen Wochentag er fällt. Urlaub und Krankheit mindern das Soll nicht.

In Bayern legen Sie zusätzlich fest, ob Mariä Himmelfahrt (15.08.) am Arbeitsort Feiertag ist und ob der Arbeitsort Augsburg ist (Friedensfest 08.08.). Beide Tage gelten nur in Teilen Bayerns, und die Feiertagszuschläge richten sich danach. Ohne Festlegung bleibt der Lohnexport für den August gesperrt.

Benachrichtigungen

Mitarbeiter-Mail und Betreiber-Mail bei vergessenem Ausstempeln: Ist jemand nach der Zeit unter Erinnerung nach noch eingestempelt, geht einmal eine Erinnerung per E-Mail an die Person beziehungsweise an alle, die als Arbeitgeber eingetragen sind.

Täglicher ArbZG-Bericht per E-Mail: Jeden Morgen gegen 7 Uhr erhalten die Arbeitgeber eine Mail, wenn am Vortag gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen wurde. Ohne Verstoß gibt es keine Mail.

Wer länger als 16 Stunden eingestempelt ist, hat das Ausstempeln vergessen. Servire schließt den Eintrag dann automatisch auf genau diese Grenze, markiert ihn mit Automatisch ausgestempelt – bitte prüfen und meldet das per Mail. Korrigieren Sie solche Einträge wie in Zeiteinträge korrigieren beschrieben.

Lohn & DATEV

Reiter Lohn und DATEV mit Zielsystem, Beraternummer, Mandantennummer, Lohnart Grundlohn und dem Schalter zur Abstimmung mit dem Lohnbüro

Oben unter Lohnexport wählen Sie das Zielsystem Ihres Lohnbüros und tragen Beraternummer, Mandantennummer und die Lohnart Grundlohn (Stunden) ein. Der Schalter Lohnarten und Übergaberegeln mit dem Lohnbüro abgestimmt gibt den Export frei. Was die Felder bedeuten, erklärt Lohnexport einrichten.

Steuerfreie Zuschläge berechnen rechnet Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge auf den Stundenlohn und übergibt die Zuschlagsstunden im Lohnexport unter eigenen Lohnarten. Die Standardsätze entsprechen den steuerfreien Höchstsätzen nach § 3b EStG: Nacht (20–6 Uhr) 25 %, Nacht erhöht (0–4 Uhr bei Arbeitsbeginn vor Mitternacht) 40 %, Sonntag 50 %, Feiertag 125 %, hohe Feiertage 150 %. Der Feiertag ersetzt den Sonntag, der Nachtzuschlag kommt dazu.

Unter DATEV-Lohnarten tragen Sie je Zuschlagsart die Nummer ein, unter der Ihr Lohnbüro sie führt. Standardwerte gibt es nicht: Fehlt eine Nummer, bleibt der Lohnexport gesperrt, sobald Zuschläge dieser Art anfallen.

Klären Sie Zuschlagssätze und Lohnarten einmal mit Ihrem Lohnbüro. Höhere Sätze als die Standardwerte sind nicht mehr steuerfrei, und Servire prüft das nicht.