Reservierung bearbeiten und Status setzen
Die Reservierungskarte: Gast begrüßen, platzieren, abschließen, stornieren oder als No-Show markieren.
Ein Tipp auf eine Reservierung öffnet ihre Karte. Oben stehen der Status und das Menü …, darunter die Zeilen Uhrzeit, Personen und der Tisch mit seinem Bereich, etwa Restaurant 4. Es folgen die Karten Gast, Details und Verlauf & Post.
Voraussetzung: Reservierungen gibt es im Tarif Max, wenn das Modul Reservierungen im Web desk eingeschaltet ist (Status Aktiv im Kopf der Seite Reservierungen).
Ein Tipp auf Uhrzeit oder Personen öffnet das Bearbeiten-Formular, ein Tipp auf den Tisch die Tischwahl im Raumplan.
Der Weg eines Gastes
Ausstehend – eine Online-Anfrage, die du noch bestätigen musst.
Bestätigt – der Gast wird erwartet.
Eingetroffen – der Gast steht an der Tür, hat aber noch keinen Tisch.
Teilweise platziert / Platziert – ein Teil oder die ganze Gruppe sitzt.
Abgeschlossen – der Besuch ist vorbei.
Unten stehen die nächsten Schritte als Knöpfe, etwa Bestätigen, Als eingetroffen markieren, Platzieren oder Abschließen – auf dem Smartphone einer, auf dem Tablet zwei. Alles Weitere steht unter ….
Platzieren – setzt den Gast an seinen Tisch. | Tisch öffnen – springt in die Bestellung am Tisch des Gastes (braucht eine laufende Schicht).
Tisch wählen – weist einen Tisch zu oder setzt den Gast um. Der Status bleibt.
Bearbeiten – öffnet das Formular.
Zurück auf Bestätigt – macht ein versehentliches Eintreffen oder Platzieren rückgängig.
Stornieren, No-Show, Löschen
Schritt 1 von 2
Stornieren
Im Blatt Reservierung stornieren wählst du unter Stornogrund etwa Gast hat abgesagt, Keine Rückmeldung, Kurzfristig verhindert, Doppelbuchung oder Restaurant geschlossen. Bei Anderer Grund tippst du ihn selbst ein. Mit Gast per E-Mail informieren bekommt der Gast eine Absage. Reservierung stornieren unten bestätigt.
Schritt 2 von 2
No-Show
Markiert, dass der Gast nicht gekommen ist; das fließt in seine Gäste-Statistik ein. Liegt die Reservierung noch in der Zukunft, fragt die Kasse Als No-Show markieren?; bestätige mit No-Show oder brich ab. Ab Eingetroffen gibt es kein No-Show mehr – der Gast war ja da.
Reaktivieren: Stornierte und No-Show-Reservierungen holst du mit Reaktivieren zurück (danach Bestätigt), abgeschlossene mit Wiederöffnen. Wurde dem Gast eine Storno-Mail zugestellt, weist die Kasse darauf hin – informiere ihn dann selbst. Ist der Tisch inzwischen belegt, klappt das Reaktivieren nicht.
Löschen entfernt eine Reservierung endgültig. Für abgesagte Termine ist Stornieren meist besser, weil der Verlauf erhalten bleibt.
Wer darf: Stornieren, No-Show und Löschen brauchen das Recht Reservierungen stornieren und löschen; ohne es fehlen die drei Einträge. Der Inhaber darf es immer. Rechte vergibt er im Web desk: Mitarbeiter-Berechtigungen im Detail.
Gast, Details und Verlauf
Schritt 1 von 2
Gast
Unter dem Namen steht, wie oft der Gast schon reserviert hat, etwa 1 Reservierung, und gegebenenfalls wie oft er storniert hat oder nicht erschienen ist. Darunter folgen Telefon und E-Mail. VIP-Gast und Gesperrt stehen als Plakette am Namen. Mit Für Online-Reservierungen sperren kann der Gast online nicht mehr buchen; dafür brauchst du das Recht Gäste verwalten.
Schritt 2 von 2
Verlauf & Post
Klappe Verlauf & Post auf (Android: Verlauf und Post): Hier steht jeder Statuswechsel mit Uhrzeit und Mitarbeiter (sonst Noch keine Statuswechsel.) und je Mail an den Gast, etwa Bestätigung oder Erinnerung, ob sie zugestellt wurde oder sich die Zustellung verzögert. Darüber stehen unter Details etwa Quelle, Gastwunsch und Bestätigungscode.
Ist im Web desk Reservierungen automatisch abschließen eingeschaltet, schließt Servire Reservierungen angekommener Gäste nach ihrer Endzeit selbst ab – ohne Mail an den Gast.