Woche kopieren und offene Dienste automatisch besetzen
So übernimmst du eine Woche als Entwurf und lässt offene Dienste nach festen Regeln besetzen.
Die meisten Wochen ähneln sich. Mit Woche kopieren übernimmst du die Dienste einer anderen Woche, mit Automatisch besetzen verteilst du offene Dienste auf passende Personen. Beides erzeugt nur Entwürfe: Dein Team sieht erst etwas, wenn du veröffentlichst.
Voraussetzung: Der Dienstplan gehört zum Tarif Max und muss eingeschaltet sein. Planen können der Inhaber und alle mit dem Recht Darf den Dienstplan verwalten.
Woche kopieren
Quellwoche wählen
Öffne die Woche, die du füllen willst, und wähle über … im Seitenkopf Woche kopieren. Wähle unter Aus Woche eine der letzten acht Wochen. Ohne Namen (alle Dienste offen) übernimmt nur Zeiten und Positionen, alle Dienste landen in Unbesetzt. Hat die Woche schon Dienste, wählst du Ergänzen oder Ersetzen; Ersetzen entfernt vorher die Dienste der Zielwoche. Kopieren legt alles als Entwurf an.
Kopiert wird auf denselben Wochentag mit denselben Zeiten und derselben Position.
Tage, an denen dein Betrieb in der Zielwoche geschlossen hat, werden übersprungen.
Ist eine Person in der Zielwoche abwesend oder nicht mehr verbunden, wird ihr Dienst offen angelegt.
Dienste mit einer archivierten Position werden ohne Position übernommen.
Schon veröffentlichte Dienste, die Ersetzen entfernt, verschwinden für dein Team erst mit Änderungen senden.
Ist die Woche noch leer, steht über dem Plan Vorwoche übernehmen. Das kopiert die Vorwoche mit Namen, ohne weiteres Fenster. Hat die Vorwoche keine Dienste, sagt dir ein Hinweis das, und es passiert nichts. Umgekehrt löschst du über … → Woche leeren nach einer Rückfrage alle Dienste der Woche: Entwürfe verschwinden sofort, veröffentlichte Dienste beim nächsten Senden.
Automatisch besetzen
Vorschläge prüfen
Klicke in der Zeile Unbesetzt auf Automatisch besetzen. Die Vorschau zeigt je offenem Dienst die vorgeschlagene Person und die Hinweise dazu. Du kannst je Zeile eine andere passende Person oder Offen lassen wählen oder die Zeile mit dem Kreuz (Verwerfen) herausnehmen. Besetzen übernimmt die Vorschläge als Entwurf.
Die Regeln sind fest. Bei gleichem Plan kommt immer dasselbe heraus:
Infrage kommt nur, wer die Position des Dienstes hat (bei einem Dienst ohne Position: wer überhaupt eine Position hat), nicht abwesend ist und an dem Tag weder „kann nicht“ noch Wunschfrei noch einen festen freien Tag eingetragen hat.
Ausgeschlossen ist jede Zuteilung, die eine Überschneidung, zu kurze Ruhezeit, zu lange Tagesarbeitszeit, einen Jugendschutz-, Minijob- oder Abruf-Hinweis oder eine Überschreitung des Wochen-Solls auslösen würde.
Zuerst kommen die Dienste dran, für die es die wenigsten passenden Personen gibt.
Den Dienst bekommt, wer am weitesten unter seinem Wochen-Soll liegt, bei Gleichstand wer weniger Dienste und Stunden in der Woche hat.
Bleibt ein Dienst offen, nennt die Vorschau den Grund: niemand hat die Position, alle Passenden sind abwesend, alle haben ihr Wochen-Soll erreicht oder die Regeln lassen niemanden zu.
Kopiere die Vorwoche Ohne Namen und lass danach automatisch besetzen. So berücksichtigt der Plan Urlaub und Wünsche der neuen Woche.