weclapp-Anbindung einrichten
So gehen Bons, Zahlungen, Artikel und Bestände automatisch zwischen Servire und weclapp hin und her
Mit der Anbindung geht jeder Bon als Rechnung an weclapp – bezahlt und mit dem Lagerabgang. Artikel bleiben in beiden Systemen aktuell, und auf Wunsch gleichen sich die Lagerbestände ab. Du richtest das im Web desk unter Einstellungen → Integrationen → Warenwirtschaft (ERP) ein.
Tarif Max, ein angenommener Auftragsverarbeitungsvertrag (der Assistent fragt danach) und das Mitarbeiterrecht Buchhaltungs-Anbindung verwalten – als Inhaber hast du es. Für den Lagerabgleich muss die Warenwirtschaft in Servire aktiv sein.
In weclapp vorbereiten
API-Token erzeugen: in weclapp unter Meine Einstellungen → API. Der Benutzer braucht Rechte für Verkauf, Lager, Kasse und offene Posten.
Unter Verkaufseinstellungen die Option Manuelle Artikelpreise im Verkauf zulassen einschalten – die Preise kommen von der Kasse.
Einen Brutto-Vertriebsweg (z. B. Standard brutto), ein Lager mit Lagerplatz und für das Bargeld eine Kasse bereithalten.
Verbinden und einrichten
Klicke auf der Karte weclapp auf Verbinden. Der Assistent führt durch vier Schritte:
Verbinden: Adresse deiner weclapp-Instanz (z. B. meinbetrieb.weclapp.com) und den API-Token eintragen. Belege ab legt fest, ab welchem Tag Servire Bons überträgt.
Grundlagen: Vertriebsweg für die Preise, Lager, Kunde für Kassenverkäufe (Servire legt „Kassenverkäufe (Servire)“ an, oder du wählst einen), ob Servire-Artikel in weclapp angelegt werden, und ob die Lagerbestände abgeglichen werden – samt der Frage, welches System beim Bestand führt.
Zuordnen: deine Zahlarten den Zahlarten in weclapp zuordnen und die Kasse für das Bargeld wählen.
Artikel: Verkaufsartikel aus weclapp verknüpfen, neu in Servire anlegen oder ignorieren. Servire schlägt passende Artikel per EAN, Artikelnummer, PLU oder Name vor. Mit Lagerabgleich übernimmst du zum Schluss den Startbestand.
Erst Einrichtung abschließen startet die Übertragung.
Was übertragen wird
Jeder Bon wird eine Rechnung an den Kunden für Kassenverkäufe oder an den Gast, ein Storno eine Gutschrift. Bargeld bucht Servire in die weclapp-Kasse und verrechnet es mit der Rechnung, unbar Bezahltes steht als bezahlt.
Angeschriebene Bons werden offene Rechnungen, die Begleichung gleicht sie aus.
Führt weclapp den Artikel im Lager, bucht Servire den Abgang dort. Fehlt in weclapp Bestand, bucht Servire, was da ist – den Rest zeigt die Lagerabweichung.
Wareneingänge und andere Lagerbewegungen aus weclapp kommen in Servire an. Namen und Preise gleichen sich in beide Richtungen ab.
Läuft in weclapp eine Inventur, warten die Lagerbuchungen, bis sie abgeschlossen oder abgebrochen ist – Rechnungen und Zahlungen gehen sofort weiter. Der Verlauf nennt die Inventur.
Im laufenden Betrieb
Die Karte zeigt den Stand: Verbunden, Einrichtung offen (dann Einrichtung fortsetzen), Token ungültig (dann Neuen Token hinterlegen), Übertragung gestört (nur wenn du etwas tun musst – Details im Verlauf) oder Pausiert. Der Hauptknopf ist Artikel abgleichen; im Menü ⋯ liegen Verlauf, Einstellungen, Lagerabweichungen, Zeitraum nachtragen (höchstens 90 Tage zurück), Verbindung prüfen und Trennen.
Steht im Verlauf Bitte in weclapp ausgleichen, gleichst du diese Zahlung in weclapp von Hand aus – etwa eine unbare Teilzahlung oder den Storno einer angeschriebenen Rechnung.
Ist zusätzlich sevdesk oder DATEV verbunden und gibt weclapp selbst an die Buchhaltung weiter, stehen Umsätze dort doppelt. Kläre mit deiner Steuerberatung, welcher Weg bucht.