Personalkosten und Umsatzprognose im Dienstplan
So liest du Stunden, Personalkosten, Prognose und Personalkostenquote je Tag und Woche.
Über dem Wochenplan, direkt unter den Reitern, stehen bis zu vier Kennzahlen: Geplante Stunden, geschätzte Personalkosten, die Umsatzprognose und die Personalkostenquote. Stunden, Kosten und Quote je Tag stehen in der Zeile Summe am Ende des Rasters. Tage ohne Dienst zeigen dort –, geschlossene Tage bleiben leer. Alle Zahlen rechnen mit dem Entwurf und ändern sich also beim Planen. Stunden stehen in Stunden und Minuten, etwa 38:30.
Voraussetzung: Geplante Stunden sieht jeder, der den Dienstplan verwalten darf. Kosten sieht nur, wer auch Lohndaten sehen darf: der Inhaber und alle mit Darf Zeiterfassung verwalten; ohne dieses Recht zeigt auch die Zeile Summe nur Stunden. Prognose und Quote brauchen zusätzlich Statistik ansehen. Die Stundensätze kommen aus der Zeiterfassung, siehe Stundensatz hinterlegen.
So wird gerechnet
Personalkosten sind eine Schätzung: geplante Arbeitszeit ohne Pause mal Stundensatz am Diensttag, dazu die Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag, wenn die Zeiterfassung sie berechnet, und der Lohnnebenkosten-Aufschlag.
Fehlt bei einem Teil der Dienste der Stundensatz, steht vor Kosten und Quote ab, etwa ab 1.240,00 €: Das ist eine Untergrenze. Darunter nennt Stundensatz fehlt bei … die Personen, ergänzen führt zur Mitarbeiterliste. Fehlt der Satz bei allen, steht –. Offene Dienste zählen erst, wenn eine Person eingetragen ist.
Die Umsatzprognose ist dieselbe wie in der Statistik: der erwartete Bruttoumsatz des Tages. Geschlossene Tage zählen mit 0 €. Fehlen Daten für eine Prognose, steht – und darunter Noch zu wenig Umsatz für eine Prognose. Mehr dazu in Ausblick, Ziele und „Frag deine Zahlen“.
Die Personalkostenquote ist Personalkosten geteilt durch Prognose. Grün heißt: unter deinem Ziel, das darunter steht, etwa Ziel 30 %. Ohne Prognose steht dort Ohne Umsatzprognose keine Quote.
Ziel und Aufschlag einstellen
Reiter Kennzahlen
Öffne über das Zahnrad die Dienstplan-Einstellungen und dort Kennzahlen. Die Ziel-Personalkostenquote, zum Beispiel 30 %, legt fest, ab wann die Quote nicht mehr grün ist. Der Lohnnebenkosten-Aufschlag, zum Beispiel 21 %, rechnet Sozialabgaben grob mit. Leer heißt: ohne Aufschlag.
Soll und Ist
Ist die Zeiterfassung aktiv, vergleicht der Plan veröffentlichte Dienste mit den gestempelten Zeiten. Weicht ein Dienst ab, steht in ihm eine Zeile mit farbigem Punkt: 12 min zu spät (mehr als 5 Minuten nach Dienstbeginn), +0:45 h länger oder −0:20 h kürzer (mehr als 15 Minuten Unterschied) oder Nicht erschienen. Dazu steht im Dienst die gestempelte Zeit, etwa Ist 10:12–19:40. Pünktliche Dienste bleiben ohne Zusatz. Gestempelte Zeiten ohne Dienst stehen als ohne Dienst gestempelt im Plan. Wie die Kosten sieht das nur, wer Lohndaten sehen darf.
Die Kosten sind eine Planungshilfe, keine Lohnabrechnung. Was wirklich gezahlt wird, zeigt der Lohnexport.